送付状の代理の書き方

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送付状を代理で送らなければならない場合が発生することは良くあることではないでしょうか。

 

  1. 1.代理でファックス送付状を送るケース
  2. 2.メールで代理送付状を送る場合について
  3. 3.手紙での代理送付状を送る場合について
  4. 4.代理での送付状の書き方について

 


代理でファックス送付状を送るケース

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送付状を代理で送らなければならない場合が発生することは良くあることではないでしょうか。未だ持って、メールなどを使えない高齢者が会社の上司の場合、あるいは、メールでのやり取りが頻繁に行われない地方のそれも小規模零細企業の場合は、現在でも尚、ファックスでのやり取りが中心にならざるを得ないのではないでしょうか。

 

このファックスでのやり取りで注意しなければならないのは、書き方という話以前に、送られたか送られないかが瞬時に判別がつきにくいという一点にあるのではないでしょうか。また、送付したとしても直ぐに見てくれるわけではないといったことも考慮に入れなければならないため、そこが面倒な所でもあるでしょう。

 

電話などの場合は、本人が直接電話に出てくれれば本当に意思が伝わるのですが、ファックスですと、どうしても直接意思が本人に伝わるかどうか不明確な部分があります。しかしながら、ファックスにも利点があります。それは、文字で正確に瞬時に伝えることができるといった点にあります。この点は電話にはない素晴らしい利点ではないでしょうか。
 

但し、注意事項も無いわけではありません。ファックスの場合は、特に旧式の機種を送る側若しくは受け取り側どちらかが使用しているだけで、細かい文字などが荒く出力されてしまうといった問題があり、文字がそれ程明確ではない人や、筆圧の弱い方などは、わざわざ電話での対応が必要となるといった課題があります。現在は機種が新しくなったものの、この問題は続くでしょう。

 


メールで代理送付状を送る場合について

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インターネットの普及は、日常生活に素晴らしい革命をもたらしたといっても過言ではありません。まず、小売り分野でリアル店舗が不要になったといった事例があります。確かに靴や洋服など、サイズ合わせが必要なものについては、リアル店舗での購入というのが一つの条件となるでしょうが、

 

それ以外のサイズなど不用で、取りあえず誰でも購入できるものについては、実際、インターネットのオークションを始めとした様々なサイトを閲覧して、クリック一つで購入するといった事例が多くなってきているというのが現状ではないでしょうか。インターネット上では、アフィリエイトというシステムがあり、

 

このシステムを駆使することによって、ビジネスとして成立させている方も多いと聞きます。雑誌などに良く登場していますが、実はビジネスで成立している方は、会社組織を創り上げ、従業員を雇って日がな一日、アパートなどの一室に籠ってアフィリエイトサイトを作り込んでいるといった事例が殆どであり、個人で、しかも副業で成功しているといった事例は殆ど聞きません。

 

こういったネットを使った物品の売買では、メールのフォーム自体が送付状になっている場合が多く、代理で送る場合は、アフィリエイトシステムを運用している会社などに良くみられるのではないでしょうか。このネットは、現在でもバグが発生することがあり、また、システムエラーを起こすこともあります。ビジネス上で、システムエラーを起こしてしまえば、運営会社に対してメールで内容を送る場合が多いようです。

 


手紙での代理送付状を送る場合について

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ファックスやメール、若しくは電話以上に最も安全で有効な方法は、今も昔も変わらず、郵便を使用することです。我が国ではあまり事例がありませんが、国家スパイなどは、その仲間との連絡手段として、手紙を最も使用していると聞きます。実は、ファックスにしてもメールにしても、その筋の人から言わせれば、簡単に盗聴が出来てしまうらしいのです。

 

電話などはその最たる例で、盗聴などはお手の物という訳です。社会のシステムが複雑になればなる程、工程が複雑になり、複雑な工程の一部分を崩してさえしまえば、残念ながら盗聴できてしまうものらしいのです。しかし、郵便という制度は、文字が出来た時代からあり、システム的には非常に簡単なものです。

 

郵便局員が収集してきた郵便物の中から、スパイ宛ての文書を探すというのは、一苦労です。住所も変えてありますし、当然名前も変更済で、直ぐに擬装などできてしまうといった点が探しにくさを際立たせているのでしょう。そのため、公文書でも手紙というのは、最も重きが置かれています。これに角印などが押印されていれば尚更と言えるのではないでしょうか。

 

会議などで本当に出席をお願いしたい場合などは、ファックスやメールで送るというのは、例え代理であっても失礼なことであると言われます。通常は案内文を郵送で送り、出欠をファックスで取るとか、案内封筒の中に、返信用のはがきを入れておき、それで出欠の対応をするといった方法が、一般的であり失礼のない方法です。

 


代理での送付状の書き方について

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代理で送付状を書く時は、ファックスで送るとき、メールで送付する場合、あるいは手紙で送る場合とそれぞれ全く違った書き方が求められます。まず、ファックスで送る時は、簡単な時候の挨拶から通常は入りますが、強引に省略する場合もあります。ビジネスでのやり取りならば、省略するケースが多いというのが実情ではないでしょうか。

 

そして、送る枚数を記します。この送る枚数を記すことが、ファックスでは重要になってきます。その上で、内容を一枚に簡潔に記すといったことをしなければなりません。二枚目まで内容がかかってしまえば、受け取り手は見る気にもならないので注意が必要です。二枚目以降は証拠品、いわゆる、式典などがあた場合の場所の表示などになります。

 

電子メールの場合は、ファックス以上に砕けて大丈夫です。緊急性を要する重要な情報のやり取りはメールが多いのですが、緊急性を要するため、時候の挨拶などは省略されるケースが多いのではないでしょうか。自分でわざわざ書かなくてもよいといった利点があり、クリック一つで送信されるため、電話の次に簡略な文書を送付する際に、

 

代理でも送付状を本文にして、必要文書は添付ファイルで送れば大丈夫です。手紙ですが、時候の挨拶は必ず必要と心がけるべきです。内容も吟味しなければならないため、最も難関ですが、受け取り手にしてみれば、一番有難い方法ではないでしょうか。手紙の場合は、どの様な簡単なことでも、書き上げたならば、絶対に誰かに見てもらうといったことが大切です。

 

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