出欠返信書き方

結婚式を始め、同窓会や親睦会、各種パーティー、職場の歓送迎会、忘年会など、出欠の返信が求められる場面は様々ありますが、出欠返信において最も大切なのは、早めに返信をするということです。

1.早めに返信することが鉄則
2.結婚式の出欠返信の書き方を覚えましょう
3.プライベートもビジネスも基本は同じ
4.基本のルールをおさえて相手の立場に立つ

早めに返信することが鉄則

結婚式を始め、同窓会や親睦会、各種パーティー、職場の歓送迎会、忘年会など、出欠の返信が求められる場面は様々ありますが、出欠返信において最も大切なのは、早めに返信をするということです。会の規模は大小あれど、どのような集まりでも主催者には大変な労力がかかります。

中でも、出席者の人数の把握というのは一番気がかりなことであり、それが決まらなければ、会場や料理の選定など前に進めることができません。そういったことから、早めに出欠返信するということは、出席者に求められる大切なマナーです。しかし、大切なマナーであると言うことはわかっていても、

出欠の返信を出すのがつい遅くなってしまう、ということがあるのではないでしょうか。開催日が先のことなのでスケジュールがわからない、という場合もあるかもしれませんが、返信を書くこと自体を億劫に感じてしまうという、という理由も多いようです。特に、結婚式や披露宴の招待状への出欠返信は、

いろいろな決まり事があり、書き方がわからないのでついついギリギリまで出せずにいて、慌てて返信を出した、という経験がある人も少なくないでしょう。また、出席、欠席だけ書くのは失礼なので、何か気の利いた一言を書き添えなければ、と思うけれど、

何と書けばよいかわからない、どうしよう、と思う間に締め切り日ギリギリになってしまった、という話も聞きます。締め切り日を守れないというのは、大人として、また、ビジネスパーソンとして信頼を失う行為です。出欠返信の書き方のポイントをおさえ、早めに対応したいものです。

結婚式の出欠返信の書き方を覚えましょう

まず、出欠返信を出す機会が一番多い、結婚式、披露宴の返信ハガキの書き方をおさえておきましょう。使用する筆記用具は、筆ペンか万年筆が基本です。それらが手元にない場合は、黒のボールペンでもよいとされています。しかし、ブルーやグレーのインク、鉛筆はNGです。

宛名の「行」を「様」に変えるということや、「御出席」「御欠席」の「御」の文字や、「御芳名」の「芳」の文字、「様」など、こちら側への敬語は消す、という基本ルールは多くの人が知っていると思います。しかし、文字の消し方が、ややこしくて面倒という人は多いはずです。斜め線なのか、二重線なのか、「寿」を使えばいいのか、迷うところです。

一部の冠婚葬祭のマナーブックには「寿」で消す、と書かれてありますが、画数の多い文字のため、字が潰れてしまって逆に見苦しくなってしまう場合もあります。文字に自信のある人でなければ美しく書くことが難しいため、無理に使用する必要はないでしょう。基本の消し方は、「一文字の場合は、斜めの二重線で消す」、「二文字以上の場合は真っ直ぐな二重線で消す」ということを覚えておきましょう。

線は定規を使って、まっすぐにひきましょう。バツ印で消すのはNGです。余白には「ご結婚おめでとうございます。喜んで出席させていただきます。」など、簡単な一言を添えましょう。また、欠席する場合、何も書き添えずに返信することは相手に対して非常に失礼にあたります。

欠席理由を詳細に述べる必要はありませんが、「ご結婚おめでとうございます。残念ではございますが、当日はやむを得ない事情がございまして出席できず、申し訳ございません」など、お祝いの言葉とともに、出席できず残念という気持ちを書き添えましょう。

プライベートもビジネスも基本の書き方は同じ

挙式披露宴以外には、同窓会や取引先の創立記念パーティーなどへ出欠の返信を書く場合もあるでしょう。この場合の書き方も、基本的には挙式披露宴の場合と同じです。ただし、宛名が社名や担当部署名の場合、「行」は「御中」と変えることを忘れないようにしましょう。また、書き添える一言としては、同窓会の場合、「幹事ご苦労さまです」など、

幹事をねぎらう言葉や、「久しぶりにみんなに会えることを楽しみにしています」などの一言があるといいでしょう。創立記念パーティーの場合であれば「３０周年おめでとうございます。御社のさらなる発展を、お祈り申し上げます」など、簡潔な一言を添えましょう。社内の歓送迎会や忘年会などは、メールで出欠返信を送ることがほとんどでしょう。

メールの場合、ハガキよりも一層迅速に返信を行う必要があります。返信時の件名は、何に対しての返信か、相手にわかりやすくするために、件名は変更せずに返信しましょう。また、同じ会社の人に対する返信とはいえ、幹事へのねぎらいの言葉や、当日を楽しみにしている旨の一言を書き添えることで、コミュニケーションがスムーズになります。

また、自分が所属する会社や部署が主催する会であれば、できる限り出席したいところですが、やむを得ず欠席する場合も、幹事へのねぎらいの言葉の他、欠席を詫びる言葉の他、「次回は是非参加させていただきたいと思います。次の機会によろしくお願いします。」など、次の機会には出席したいという気持ちを丁寧な文章で書き添えるようにしましょう。

基本のルールをおさえて相手の立場に立つこと

出欠返信を出すというと、つい堅苦しく構えたり、億劫になったりしますが、書き方の基本のルールをおさえて、少し相手の立場に立って考えれば、そんなに難しいことではないことがお分かりいただけたと思います。冠婚葬祭のマナーブックブックや、ネットには様々な情報が掲載されていて、一方で良しとされていることが、

別の情報ではタブーとされている場合もあります。例えば、挙式披露宴への出欠返信で文字を消す際に使用する二重線も、一部のマナーブックでは「文字を切る」ということを連想されるため、使ってはいけない。必ず「寿」を使いましょう、書かれていることもあります。しかし、

自分が返信を受け取る立場に立った場合、二重線で書かれたハガキに対して「失礼な人！」と思うことはないでしょう。かと言って、文字をバツ印で消されていたら、あまりいい気分はしないのではないかと思います。また、余白に添える一言も、「ありきたりの短い文章で気持ちが伝わるだろうか」と思うかもしれませんが、

受け取る立場になると、たくさん届く返信ハガキの限られた余白のスペースに、長々と思いを書き綴られると、逆にわずらわしく感じるのではないでしょうか。出欠返信を書く場合、ハガキであれば筆ペンか、黒インクの筆記用具を使う、

自分への敬語は二重線で消す、宛名には「様」もしくは「御中」をつけるという基本をおさえましょう。メールの場合は、迅速に、件名を変えずに返信する、ということをおさえましょう。以上の基本をおさえて、気持ちを伝える簡単な一言を添えれば、出欠返信は完璧です。

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タイトル：結婚式への出欠ハガキの書き方

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