欠席するときの手紙の書き方

小学生の子どもが学校を欠席するとき、保護者は学校に電話で連絡しなくても連絡帳に欠席の連絡を書いてお友達に届けてもらうことができます。

1.小学生の子どもが学校を欠席する場合
2.結婚式の招待を欠席する場合
3.同窓会を欠席する場合
4.記念式典を欠席する場合

小学生の子どもが学校を欠席する場合

小学生の子どもが学校を欠席するとき、保護者は学校に電話で連絡しなくても連絡帳に欠席の連絡を書いてお友達に届けてもらうことができます。中学校や高校となると、欠席をするときは保護者が学校に電話をして欠席の連絡をするのが一般的でしょうが、小学校は近所の子どもで登校斑を作り、

集団登校することが多いので、欠席をするときは連絡帳を同じ登校斑のお友達に預けて先生に届けてもらうことができます。無断で欠席をすると学校に心配をかけてしまうことになりますので、必ず連絡をするようにしましょう。連絡帳に欠席の連絡を書くときは、欠席する理由を書くようにしましょう。

「風邪のため」「高熱があるため」「忌引きします」等、理由を書いておけば、なぜ欠席するのか担任の先生も把握できます。児童の欠席理由について統計をとってあるでしょうから、欠席理由は伝えるようにしましょう。「お世話になっております。〇〇のため病院に連れて行こうと思います。今日はお休みさせていただきます。」などのように書けば、

症状、病院に行くかどうかということを簡潔に伝えることができます。また病気や怪我、通院、忌引きなどの理由以外の場合、詳しく書きたくないというケースもあるでしょう。その場合はただ「欠席します」とだけ書くよりも、

「家の都合で欠席させていただきます」と書く方がよいでしょう。またインフルエンザやはしかなど、感染症にかかった場合は医師の登校許可が出るまで学校を欠席させなくてはいけません。欠席が長引くと最初から分かっている場合は、その旨を伝えておいた方がよいでしょう。

結婚式の招待を欠席する場合

友人から結婚式の招待状が届いて初めて結婚するということを知る場合があるでしょう。親しい友達であれば、招待状をもらう前に結婚が決まった報告をもらうケースが多いです。しかし学生時代の同級生など、久しくご無沙汰となっていた友人から突然結婚式の招待状が来て驚くこともあるでしょう。

本来なら先に連絡をしてから招待状を送る方が良いのですが、しばらく会っていない友達からいきなり招待状が送られてくるというケースもあります。せっかく結婚式の招待状をもらったらなるべく出席した方が良いのですが、都合が悪くて欠席をしなくてはいけないということもあるでしょう。

友人の結婚式が多い年代は、ちょうど同じ日に他の友人の結婚式に出席する予定になっている可能性もあります。欠席するときの書き方は、返信はがきのご欠席の部分の「ご」を二重線で消し、欠席に丸をします。またご出席と書かれた部分も二重線で消します。その下に結婚のお祝いの言葉、

出席できないことへのお詫び、最後に「お二人のお幸せを心よりお祈りしております」等の言葉で結びとしましょう。欠席の理由を書く場合は病気や忙しいためなどとは書かず、「都合により」「かねてからの予定があり」等がよいでしょう。

しかし欠席をする場合、すぐに返信はがきを出すよりも、まずは電話をしてお祝いの言葉の後に出席できないことを伝えましょう。電話で伝えたとしても、それで連絡を済ませたと思ってはいけません。本人に欠席の旨を伝えても、返信はがきは出しておくようにしましょう。

同窓会を欠席する場合

学生時代の懐かしい顔に会える同窓会が楽しみという方も多いのではないでしょうか。毎年ではない場合が多く、10年以上経ってから開催されることもあるでしょう。しかしクラスメート全員の都合を聞いて日程を決めるわけではありませんので、楽しみにしていた同窓会の案内がきても欠席しなくてはいけない場合があるでしょう。

さらに地元から遠く離れた場所に住んでいる人は、同窓会だからといって帰省することも難しいかもしれません。欠席するときは、返信はがきのご欠席の「ご」を二重線で消し、欠席を丸で囲みましょう。それからご出席も二重線で消しておきましょう。欠席に丸をつけるだけでなく、メッセージを書いておくとよいでしょう。

「同窓会のご案内状をいただき、ありがとうございます。久しぶりに皆様にお会いしたかったのですが、その日は所用があってどうしても参加することができず、申し訳ありません。次回はぜひ参加したいと思っていますので、よろしくお願いいたします。」などのように、お礼、欠席の理由、次回は参加したいと思っていることなどを書いておきましょう。

幹事さんへのねぎらいの言葉も書いておくのもよいでしょう。また、同窓会では欠席者の返信はがきに書かれていたメッセージを紹介する場合があります。そのため空いている場所に自分の近況などを書いておくと、出席した人たちも喜んでくれるでしょう。出席しないからといって返信はがきを投函しないでおくと、幹事さんに苦労をかけてしまいます。欠席であっても期日までに返信しておくようにしましょう。

記念式典を欠席する場合

学校や会社の記念式典に招待された場合、行きたくても都合が悪くて欠席することがあるでしょう。会社の記念式典はビジネスで取引がある会社から招待されることがあるでしょうが、出張の予定が入っていたり、先約があったりして、どうしてもその日は都合がつかないという場合もあります。

断りにくい場合もあるでしょうが、行くことができない場合は曖昧にせず、はっきりと行けないことを伝えなくてはいけません。相手との関係が悪くならないように上手に断りの返信をするようにしましょう。季節の挨拶やビジネス文書の挨拶の後に「このたびは〇〇記念式典の案内をいただき、誠にありがとうございます。あいにくではございますが、当日は〇〇のため出席することができません。」

というように、ご招待していただいたことのお礼と欠席の理由、それからお詫びを書いておくようにしましょう。また結びには「ご盛会を祈念いたします」というように締めくくるとよいでしょう。おめでたい式典の席にぜひ行きたいのですが、都合が悪くてどうしても行くことができないという気持ちが伝わるように書いておきましょう。

欠席を伝える手紙はどのようなものでも挨拶と相手への感謝、欠席の理由とお詫び、欠席はするものの会や式典の成功を祈っているという気持ちを伝えるのが大切です。案内を送った方にしてみれば、欠席の手紙をもらうのは嬉しいことではありません。しかし丁寧な言葉が添えてあれば、残念な気持ちもやわらぐでしょう。欠席の手紙を書くときは言葉遣いにも気を付けて、相手の気持ちを思いやることを忘れないようにしましょう。

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タイトル：手紙の書き方：例文、お悔やみ
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