上司に対するお詫びの書き方

個人的に上司を怒らせてしまった場合、どのようなお詫びすればよいものでしょうか？知っておくと良い詫び状の書き方をお知らせします。

1.詫び状とは
2.お詫び文に季語は必要なのか？
3.お詫び文は誠意を持って書きましょう
4.お詫び文はメールでも構わない？

詫び状とは

少し怒らせてしまったようなケースであれば、口頭で謝ってもよいかもしれませんが、とても許されないような失敗をしてしまったとき、例えば飲み会の席などで、社会人として非常識な振る舞いをしてしまったような場合などは、きちんとしたお詫び状を書いて、上司に謝らなければなりません。

お詫び文には書き方のマナーがありますので、書き方を間違えると、かえって上司を怒らせてしまうことになりかねませんので、社会人のマナーとして、お詫び状の書き方を覚えておいた方がよいでしょう。今回は、お詫び文の書き方についてご説明します。

お詫び文に季語は必要なのか？

お詫び文とは、その名前の通り、相手に対してお詫びしたい気持ちを表すためのものです。しかし、ただ「申し訳ありませんでした」という気持ちを表せばよいものではなく、必ず、前文・主文・本文といったように、順序立てて、分かりやすく書かなければなりません。

一般的な書き方としては、最初に、自分が上司に対してしまった失敗や不始末を客観的に書きます。その次に、なぜそうなったのかという原因を説明し、最後に、再発防止するための対策や、これからも心構えについて書きます。

イメージとしては、通常の手紙を書く場合と同じように、分かりやすく読みやすいものにするように心がけましょう。しかし、ここで注意しなければならないのは、普通の手紙と同じように、「拝啓や前略」などの前置きはいるかどうか、また、時候の挨拶などを書いたほうがよいかどうかということです。

結論としては、上司にお詫び文を書く場合というのは、たいてい、上司との関係が悪化していたり、急いで謝罪をしなければならない場面がほとんどですので、時候の挨拶などは必要ないでしょう。冒頭から、謝罪の言葉を書いて誠意を表すことが、適切なお詫び状の書き方と言えます。

一方、「拝啓や前略」などは、上司に対して敬意を表す意味もありますので、必ず書くようにしましょう。最後は、「早々」などで締めくくり、日付と自分の名前を書いてから、上司にお渡しします。

例文としては、「先日は、○○ことでは、私の軽率な言動（非常識な行動）で、○○（部長・課長）を激怒させて（に不愉快な思いにさせて）しまいましたことを、深くお詫び申し上げます。」と、謝罪の言葉を表します。

次に、飲み会の席で失礼があったようなケースでは、「疲れていたせいもあり、酒の廻りが早くて我を忘れてしまっておりました。とはいえ、○○（部長・課長）の私がなしたことへのお怒りはごもっともであり、自身の愚かな振る舞いを恥じて、深く反省しております。」などと、そうなってしまった原因と、反省している気持ちを書きます。

最後に、「○○（部長・課長）のお怒りはごもっともなことで、お許しを頂戴できるとは存じませんが、お詫びの意だけでもお汲み取りいただだけましたら幸いです。取り急ぎ、昨日のお詫びまで申し上げます。」という言葉で締めくくります。

もしもすぐに上司に会えない場合は、「もし可能であれば、直接お伺いしてお詫びを申し上げたく存じますが、まずは書中にてお詫びを申し上げた次第です。」と書き添えましょう。お詫び状は、問題を起こしてしまった日から、なるべく早い日、遅くても次の日には、必ずお渡しするようにしましょう。

お詫び文は誠意を持って書きましょう

お詫び状と似た書類に、「始末書」、「顛末書」、「念書」、「理由書」などがありますね、お詫び状との大きな違いは、「始末書」などは、会社から書くように命じられて書くものであるのに対し、「お詫び状」は、上司などに要求されて書くものではなく、自発的に、自分の意志で書くものです。

そのため、お詫び状を書く際は、誠心誠意気持ちをこめて書くことが大切です。よく、書いているうちに、「確かに自分もよくないところがあったが、上司の態度にも問題があったではないか」「自分があのような言い方をしたのは、○○の理由があったから仕方がなかったのだ」などと、

ついつい、相手のせいにしたり、自分を弁護したい気持ちにとらわれることもあるでしょう。しかし、お詫び状では、心から自分の非を認めて謝罪し、間違っていた自分に素直に向き合うことがとても大切です。そのような誠意ある姿勢が、結果として、上司からの信頼を回復することにつながっていくことでしょう。

また、「始末書」などでも、「なぜこうなってしまったのか」という問題のいきさつや原因を必ず書きますね。しかし、「始末書」などでは、淡々と、起こってしまった事実のみを書きますが、お詫び状では、謝罪の言葉に重きをおきます。

ですから、始末書は「事実」を書き、お詫び状では「気持ち」を書くということになります。お詫び文では、お詫びするという気持ちを相手に伝えることが最も大切ですので、事の顛末をだらだらと書かないように気をつけましょう。

なお、上司に対してしまった行為が、さほど重大ではなかったり、深刻でない場合、本人の一身上のトラブルである場合などでは、直属の上司に宛てて書くだけで問題ありませんが、あまりに会社に深刻なダメージを与えてしまうような問題を起こしてしまった場合は、企業のトップ、つまり上層部に宛ててお詫びしなければならないこともあります。

お詫び文はメールでも構わない？

お詫び文は、書簡でお渡しするのが一般的ですが、上司が直属の上司ではなく、なかなか会えないような場合は、取り急ぎ、メールでお詫びすることが大切です。しかし、「メールを送って謝ったから、それでおしまい」というものでは決してありません。

最終的には、自分で上司のところに出向き、直接謝罪することが大切です。お詫びのメールは、あくまでも、とり急ぎ、謝意を表明するために用いるのであれば有効な手段と言えるでしょう。上司に謝罪の手紙をメールもしないまま日にちが何日も過ぎてしまい、

ある日突然謝罪したとしても、上司としては、「何をいまさら」と怒りはおさまらないことでしょう。とりあえず、謝罪メールを届けておき、後できちんと会って謝罪するという手順を踏んだ方が、メールを受け取った側とのわだかまりを、多少なりとも防ぐことができるでしょう。　

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