FAX送付状の書き方について
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フローチャートの書き方
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【8月】手紙の書き方
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手紙の書き方:文書を送ってもらう依頼の手紙
大学生の就職活動は、一時に比べてだんだんとエスカレートしているというニュースなどもよく耳にするようになっており、大学4年生の時から就職活動を始めるのは、ちょっと遅れていると...
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市長への手紙の書き方
手紙を出す時は便せんと封筒を使いますが、便せんに書く時は比較的自由な書き方ができるのでマナーのようなものを意識することもないでしょう。しかし封筒の方にはある程度決まりがある...
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祝辞の書き方
小学校や幼稚園などのPTA会長になった場合に、学校・園内の各行事において挨拶をする場面が数多くあるでしょう。入学式や卒業式など大事な場面での挨拶を考えるのはとても大変ですし...
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11月の挨拶(書き出し・文頭)の例文と時候の挨拶と書き方
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書き方指南の難しさ。
ウェブ社会は、コピーとペーストの繰り返しが多く用いられることが必然化してしまい、オリジナルな作文ができにくくなっています。すなわち、各種の試験の解答でも、受験者は、どこかの解答例を...
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旅行反省会手紙の書き方
旅行反省会手紙の書き方についてですが、これは主に大勢で行く旅行を企画した幹事や数名でも一緒に旅行を行った人に対して送る手紙です。反省会とは名前がついていますが、反省すべき点...
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添え状の書き方
1.添え状とは 2.添え状の正しい書き方 3.用紙などパソコンで作成してみる 4.添え状書き方その他の注意点 ...
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病院見学のお礼状の書き方
1.お礼は文章でも書く 2.適したレターセット 3.封筒の宛先 4.本文の書き方 お礼は文章でも書く ...

ビジネスをしていると様々な書類のやり取りが発生します。最近はメールを使用してのやり取りが行われることも多いものですが、メールアドレスを知らない人同士の連絡においては、FAXが優先的に使用されています。TELでメールアドレスを知らせるのは間違いのもとにもなるため、もっとも簡単な方法は番号を知らせるFAXになるわけです。
しかしながら、FAXも万能ではありません。特に複数枚のFAXを送るときなどは、その枚数をしっかり伝えておかなければ、きちんと内容が伝わらない場合が発生します。
基本的なFAX送信状の書き方は
「日付」、「宛先」、「自分の所属と氏名」、「件名」を記入します。そして、「書類名」とその「枚数」を記載します。
普通であれば、これで問題なく伝わるものですが、相手が大きな会社である場合には気を付けなければいけません。宛先欄に、所属部署や役職名を記載していない場合、同姓の人がいた場合には、その人に届かない場合があるのです。
FAXを受け取る人はさまざまな人がいますし、会社によっては部署ごとにFAXを置いている場合もあるのです。特に間違えられた人が、不在だった場合、間違いにも気が付かないため、いつまでもそこにおかれたままになる場合があり、急いでいる場合には、最速のTELがあってはじめて気が付くことさえあります。
また、宛名をTELで聞いたときに、自分の知っている漢字を記載するのもトラブルに発展する場合もあります。
たとえば、「よしださん」に送ろうと思って
「吉田さん」と思い込み、FAXを送ったものの、上手く届かない原因を調べてみたところ、実は「芳田さん」という漢字であり、運悪く「吉田さん」のところに持っていかれ、本人は何のことかわからず、未処理書類置き場に置いていた、ということも起こってしまうのです。
書類の枚数についても、十分に気を付ける必要があります。5枚の書類を送りたいときには、FAX送信状には、「書類名」とその「枚数」を記載します。この時、FAX送信状の数を含めるか、含めないかを明記しましょう。
これを書いていないと
書類の内容については相手が理解できないことがあるのです。また、送る枚数についても、気を付けましょう。特に通常のFAXは一気に送ることのできる量に制限があります。
そのFAXによっても容量は違いますが、20枚を超えるような書類を送る場合は、あらかじめ分けて送信するほうが間違いありません。このようなことを考えてみると、大事な書類をFAXを使って送るときには、間違いなく相手に書類が届いているかを確認するために、TELにて今送った旨を伝えておくほうが無難といえるでしょう。
下記の記事も詳しく書いてありますので、参考になります♪
タイトル:送付状の書き方