FAX送付状の書き方について

 

  1. 1.基本的なFAX送信状の書き方は
  2. 2.たとえば、「よしださん」に送ろうと思って
  3. 3.これを書いていないと

 

ビジネスをしていると様々な書類のやり取りが発生します。最近はメールを使用してのやり取りが行われることも多いものですが、メールアドレスを知らない人同士の連絡においては、FAXが優先的に使用されています。TELでメールアドレスを知らせるのは間違いのもとにもなるため、もっとも簡単な方法は番号を知らせるFAXになるわけです。

 

しかしながら、FAXも万能ではありません。特に複数枚のFAXを送るときなどは、その枚数をしっかり伝えておかなければ、きちんと内容が伝わらない場合が発生します。

 


基本的なFAX送信状の書き方は

「日付」、「宛先」、「自分の所属と氏名」、「件名」を記入します。そして、「書類名」とその「枚数」を記載します。

 

普通であれば、これで問題なく伝わるものですが、相手が大きな会社である場合には気を付けなければいけません。宛先欄に、所属部署や役職名を記載していない場合、同姓の人がいた場合には、その人に届かない場合があるのです。

 

FAXを受け取る人はさまざまな人がいますし、会社によっては部署ごとにFAXを置いている場合もあるのです。特に間違えられた人が、不在だった場合、間違いにも気が付かないため、いつまでもそこにおかれたままになる場合があり、急いでいる場合には、最速のTELがあってはじめて気が付くことさえあります。

 

また、宛名をTELで聞いたときに、自分の知っている漢字を記載するのもトラブルに発展する場合もあります。

 


たとえば、「よしださん」に送ろうと思って

「吉田さん」と思い込み、FAXを送ったものの、上手く届かない原因を調べてみたところ、実は「芳田さん」という漢字であり、運悪く「吉田さん」のところに持っていかれ、本人は何のことかわからず、未処理書類置き場に置いていた、ということも起こってしまうのです。

 

書類の枚数についても、十分に気を付ける必要があります。5枚の書類を送りたいときには、FAX送信状には、「書類名」とその「枚数」を記載します。この時、FAX送信状の数を含めるか、含めないかを明記しましょう。

 


これを書いていないと

書類の内容については相手が理解できないことがあるのです。また、送る枚数についても、気を付けましょう。特に通常のFAXは一気に送ることのできる量に制限があります。

 

そのFAXによっても容量は違いますが、20枚を超えるような書類を送る場合は、あらかじめ分けて送信するほうが間違いありません。このようなことを考えてみると、大事な書類をFAXを使って送るときには、間違いなく相手に書類が届いているかを確認するために、TELにて今送った旨を伝えておくほうが無難といえるでしょう。

下記の記事も詳しく書いてありますので、参考になります♪
タイトル:送付状の書き方

町内会の班長のための現金出納帳の書き方

  1.町内会の現金出納帳の引継ぎについて 2.町内会費徴収の注意点 3.買い物など出金の記入例 4.入金の場合の記入例 5.会計報告...

持ち回り決議の議事録の書き方

  1.持ち回り決議とは 2.持ち回り決議書の議事録の書き方 3.書き方のポイント   持ち回り決議とは ...

自分が望む会社に就職したいのであれば

就職や転職をする際には、履歴書を作成しなくてはなりません。履歴書のことを、応募するために必要になる形式的な提出書類に過ぎないと軽く考えている人がいますが、そのようなものではありませ...

企画書のコンセプトの書き方

仕事で新しい取り組みを行うときに必要なのが企画書です。コンセプトなどをしっかりして正しい書き方をしないと事業そのものが失敗しかねないです。誰にどのような商品を売っていくかを...

両家連名ご祝儀袋の書き方

結婚式にはいろいろなものが必要です。お祝いの品を送ったり、ご祝儀などを贈ることになります。このご祝儀を入れる袋をご祝儀袋といいますが、ここに贈った人の名前を書くのですが、一...

医師へのお礼の手紙の書き方

  1.お礼の手紙のマナー 2.医師へのお礼の手紙の内容 3.手紙の渡し方   お礼の手紙のマナー 電話や...

就活での志望動機の書き方

まずは大原則で当たり前のことですが、手書きで丁寧に志望動機は書きましょう。もちろん志望動機に書かれている内容に関しても重要ですが、それ以外に表面上に出ない裏に隠れたその人の...

行動計画の書き方と見本

従業員が101名以上いる事業所においては、行動計画の策定と届出、そして好評と周知が義務付けられています。このことは次世代育成支援対策推進法、いわゆる次世代法に基づいて定めら...

所見の書き方~中学校~

通知表所見の書き方は教員に取っては難しいことであり、なかなかかけない人も多いでしょう。その内容を読んだことによって親子ががっかりしたり、モチベーションを下げたら困りますし、...

消費税修正申告の書き方

法人は事業年度終了の日から2か月以内、個人事業者は1月1日から12月31日までの1年間の計算を、翌年3月31日までに、消費税の確定申告書を提出しなければなりません。 ...

スポンサーリンク