FAX送付状の書き方について
-
監査報告書の書き方
監査報告書とは会社や学校など大きなお金が動きやすいところで、個人やグループ全体による不正が行われていないかを監査人が調査し、実施した監査の結果に基づき意見の表明を行う報告書...
-
会社レポートの書き方
四月。各社の入社式のニュースが流れる時期になりました。彼らはこれから社会人として、学生時代とはまったくちがった世界で、様々なスキルを身につけ、成長していく「義務」があります...
-
論文の基本構造と書き方
論文とは、名前からもわかるように、論理的な文章という意味です。論理的な文章を書く際に、最も重要なことは、筋道をつけて書き手が伝えたいことを、いかに読み手に伝えるかということなのです...
-
エアメールの封筒の書き方:中国
エアメールを中国に送る場合の封筒の書き方についてわからない人も多いかと思いますので、ここではどのように書くのか見ていきましょう。 1.中国へ...
-
お礼状の書き方の:内定
お礼状にはいろいろな種類があります。それぞれに書き方というものがあるので、それをしっかりと理解していれば、すぐに書くことができるようになります。なので、基本的なことをまずは...
-
文章の書き方について
文章だけでなく、会話についてもあてはまることではありますが、「起承転結」という言葉があります。その内容は、話や文章の構成のことをさしています。 つまり「起...
-
花嫁の手紙(父親へ)の例文と書き方
人間関係を円滑にするためには、コミュニケーションを上手に取っていく必要があります。日本の文化として、言わなくてもわかってくれるだろうというところもありますが、実際のところ、人の気持...
-
結納目録の書き方について
1.結納目録とは何でしょう? 2.結納目録の書き方とは? 3.結納品の関東と関西での違い 4.目録だけでなく「受書」が必要な地域も ...
-
「差し出がましい」の意味と例文と書き方
「差し出がましい」とは、相手に対して必要以上にお節介なことや厚かましいことをするさまを意味する表現です。他人のことに対して必要以上に関与しようとするさまなど、出過ぎた様子を表します...
-
見積書の支払条件の書き方
1.見積書作成時のポイント 2.見積書の正しい書き方 3.見積もりのまとめ 見積書作成時のポイント ...

ビジネスをしていると様々な書類のやり取りが発生します。最近はメールを使用してのやり取りが行われることも多いものですが、メールアドレスを知らない人同士の連絡においては、FAXが優先的に使用されています。TELでメールアドレスを知らせるのは間違いのもとにもなるため、もっとも簡単な方法は番号を知らせるFAXになるわけです。
しかしながら、FAXも万能ではありません。特に複数枚のFAXを送るときなどは、その枚数をしっかり伝えておかなければ、きちんと内容が伝わらない場合が発生します。
基本的なFAX送信状の書き方は
「日付」、「宛先」、「自分の所属と氏名」、「件名」を記入します。そして、「書類名」とその「枚数」を記載します。
普通であれば、これで問題なく伝わるものですが、相手が大きな会社である場合には気を付けなければいけません。宛先欄に、所属部署や役職名を記載していない場合、同姓の人がいた場合には、その人に届かない場合があるのです。
FAXを受け取る人はさまざまな人がいますし、会社によっては部署ごとにFAXを置いている場合もあるのです。特に間違えられた人が、不在だった場合、間違いにも気が付かないため、いつまでもそこにおかれたままになる場合があり、急いでいる場合には、最速のTELがあってはじめて気が付くことさえあります。
また、宛名をTELで聞いたときに、自分の知っている漢字を記載するのもトラブルに発展する場合もあります。
たとえば、「よしださん」に送ろうと思って
「吉田さん」と思い込み、FAXを送ったものの、上手く届かない原因を調べてみたところ、実は「芳田さん」という漢字であり、運悪く「吉田さん」のところに持っていかれ、本人は何のことかわからず、未処理書類置き場に置いていた、ということも起こってしまうのです。
書類の枚数についても、十分に気を付ける必要があります。5枚の書類を送りたいときには、FAX送信状には、「書類名」とその「枚数」を記載します。この時、FAX送信状の数を含めるか、含めないかを明記しましょう。
これを書いていないと
書類の内容については相手が理解できないことがあるのです。また、送る枚数についても、気を付けましょう。特に通常のFAXは一気に送ることのできる量に制限があります。
そのFAXによっても容量は違いますが、20枚を超えるような書類を送る場合は、あらかじめ分けて送信するほうが間違いありません。このようなことを考えてみると、大事な書類をFAXを使って送るときには、間違いなく相手に書類が届いているかを確認するために、TELにて今送った旨を伝えておくほうが無難といえるでしょう。
下記の記事も詳しく書いてありますので、参考になります♪
タイトル:送付状の書き方