FAX送付状の書き方について
-
慰労会:のし袋の書き方
餞別とは引越しや転勤、異動、退職、慰労会などの際に相手に贈る金品のことで、この餞別を贈る際にはのし袋に入れて送ることになります。しかし普段、のし袋を書くことが少ない為、いざ...
-
お歳暮の送り状の書き方:役職
お歳暮というのは、日頃お世話になっている方達へ感謝の気持ちを込めて贈り物をする日本の年中行事としておこなわれています。時期は地域によって異なりますが一般的に12月上旬くらい...
-
源泉徴収票の書き方
年末調整をするために、年末になれば源泉徴収の書類を作る必要があります。会社員として源泉徴収を受け取る場合は簡単なのですが、自分で作成しなければいけないとなると書き方がわから...
-
交通費申請書の書き方
サラリーマンは、会社の出張などで交通費申請書を事前に提出しなければならない場合があります。 1.交通費申請書には申請の目的を記載 2.出...
-
可愛い文字の書き方:ひらがな
男性なら学生時代に女の子からノートを借りたとき「可愛い文字だな。」と思ったことはないでしょうか。また女性なら、友達の文字がかわいくて、ついまねをして書いてみたといった経験が...
-
移転式典出席者への御礼状の書き方
1.式典の案内 2.案内状を書くときの注意点 3.式典が終わったら 4.案内状や御礼状の書き方のまとめ 5.御礼状を出すタイミング...
-
生命保険の控除証明書の書き方:アクサ生命
日本では生命保険への加入率が非常に高く、子育て世代の三十代ではおよそ八割の方が生命保険に加入しているとされています。自分が加入してる保険会社から毎年控除証明書と書かれた書類...
-
始末書の書き方について
1.起こった問題を詳細に記載する 2.原因を人のせいにせずに文面を作る 3.事の顛末を詳細に記載する 4.信用を取り戻すには時間が必要...
-
これで大丈夫手紙の書き方
普段はメールや電話で間に合っていても、ビジネスや人付き合いにおいて手紙のやりとりは欠かせません。とはいえ、手紙の書き方にはマナーがあり、それを知っているか知らないでいるかでは、受け...
-
アルファベットの書き方に関してのコツを知る
現在は、グローバル化社会を迎え、英語教育なども小学生の低学年のうちから実施されている場合などもあります。グローバル化社会の波を受ける中、義務教育において、誰もが平等に英語教育を受け...
ビジネスをしていると様々な書類のやり取りが発生します。最近はメールを使用してのやり取りが行われることも多いものですが、メールアドレスを知らない人同士の連絡においては、FAXが優先的に使用されています。TELでメールアドレスを知らせるのは間違いのもとにもなるため、もっとも簡単な方法は番号を知らせるFAXになるわけです。
しかしながら、FAXも万能ではありません。特に複数枚のFAXを送るときなどは、その枚数をしっかり伝えておかなければ、きちんと内容が伝わらない場合が発生します。
基本的なFAX送信状の書き方は
「日付」、「宛先」、「自分の所属と氏名」、「件名」を記入します。そして、「書類名」とその「枚数」を記載します。
普通であれば、これで問題なく伝わるものですが、相手が大きな会社である場合には気を付けなければいけません。宛先欄に、所属部署や役職名を記載していない場合、同姓の人がいた場合には、その人に届かない場合があるのです。
FAXを受け取る人はさまざまな人がいますし、会社によっては部署ごとにFAXを置いている場合もあるのです。特に間違えられた人が、不在だった場合、間違いにも気が付かないため、いつまでもそこにおかれたままになる場合があり、急いでいる場合には、最速のTELがあってはじめて気が付くことさえあります。
また、宛名をTELで聞いたときに、自分の知っている漢字を記載するのもトラブルに発展する場合もあります。
たとえば、「よしださん」に送ろうと思って
「吉田さん」と思い込み、FAXを送ったものの、上手く届かない原因を調べてみたところ、実は「芳田さん」という漢字であり、運悪く「吉田さん」のところに持っていかれ、本人は何のことかわからず、未処理書類置き場に置いていた、ということも起こってしまうのです。
書類の枚数についても、十分に気を付ける必要があります。5枚の書類を送りたいときには、FAX送信状には、「書類名」とその「枚数」を記載します。この時、FAX送信状の数を含めるか、含めないかを明記しましょう。
これを書いていないと
書類の内容については相手が理解できないことがあるのです。また、送る枚数についても、気を付けましょう。特に通常のFAXは一気に送ることのできる量に制限があります。
そのFAXによっても容量は違いますが、20枚を超えるような書類を送る場合は、あらかじめ分けて送信するほうが間違いありません。このようなことを考えてみると、大事な書類をFAXを使って送るときには、間違いなく相手に書類が届いているかを確認するために、TELにて今送った旨を伝えておくほうが無難といえるでしょう。
下記の記事も詳しく書いてありますので、参考になります♪
タイトル:送付状の書き方