反省文(社会人)の例文とマナーと書き方

社会人の書く反省文は、学生が書くものとはやはり異なります。

また、業務の中で発生した不始末や失敗を記す書類には始末書もありますが、反省文は始末書とは少し異なります。

 

基本的にはどちらも、業務の中で発生したトラブルや不始末などについてその状況と反省を述べますが、反省文の場合は、状況について詳しく記す必要はないのです。状況について詳しい記述を求められるのは始末書の場合のみになっており、反省文は文字通り、謝罪と再度のミスを繰り返さない為の先生文としての意味合いが強くなっています。

 

それ故、反省文はミスがそれ程深刻でない場合に提出を求められることが多いのです。また始末書は直接の上司だけではなく、会社の上層部、役員などの目に触れる事もありますが、反省文はそこまで重要視されません。直属の上司だけが確認するものとなっています。どちらにするのかは、基本的には上司から指令があるので迷う事はありませんが、覚えておくと便利です。

 

では反省文の書き方について見ていきましょう。

まず冒頭には日付を記します。これは書類を作成した日付を記入し、縦書きであれば行末に、横書きの場合は、右端に来るように書式を指定してください。

 

次に、宛名を記しますが、ここでは直属の上司宛に記載しましょう。ある部門の部門長が上司であるならば、何々部門、部門長、誰々様というように、所属部門と階級をつけるのです。次は自分の氏名です。氏名とともに所属や担当なども併記し、日付と同様に行末もしくは右端になるように記載します。

 

その次は状況に関しての説明で、まず見出しを付けます。

見出しは中央揃えの書式に設定し、行の中央に来るように記載します。何々の反省文というように、どんなミスをしたのかと簡潔に書いてください。そして状況説明をします。自分が何を行動して、その結果何が起こり、ミスになってしまったのかをまとめてください。

 

例えば、担当の荷物を本来置くべき場所に置かず、別の場所で数日放置したために、荷物が破損してしまったというようにです。この時、なぜ本来置くべき場所に置かなかったのか、何故数日放置してしまったのかの理由もあるとより具体的になって良いでしょう。

 

例えば別の荷物が置かれており、すぐには移動できなかった、別の荷物の担当者に、空いたら連絡をして欲しい旨を伝えておかなかった、アルバイトや部下にあとで移動しておくように指示を出していなかった等です。

 

反省文を提出する上司は、その場にいないことは殆どです。

ですから、きちんと説明をしないと、上司は当事者がサボっていたのではないか等、一方的に当事者のみの責任だと思ってしまいます。

 

こうして事実関係をはっきりさせる事で、その場にいなかった上司にも状況が呑み込みやすくなり、ミスに対しても客観的な判断が下せるのです。内容によっては、人事や給料等にも関わってくるため、疎かにしないように注意して下さい。発生した事は時系列に沿ってまとめるとより解り易い構成になるでしょう。

 

また先述したように、始末書ほど詳しく書く必要はありませんので、起こったことだけを正確にまとめましょう。そして重要なのは謝罪文です。始末書においては所感として、状況説明と分けて記載しますが、反省文の場合は合わせて書きます。

 

ポイントとしては

初めに状況を簡潔に書いた際に、その点に関してお詫びするという文を加える事、そして状況の具体的な説明が終わった後で、再度の謝罪と、反省点、事故の再発防止を誓う文を記載すると良いでしょう。

 

特に反省点と再発防止に関しては、ただ反省しています、再発はさせませんという文で書くよりは、その時起こったことを起こさせないという具体的な書き方にしてください。

 

上記の例で言うならば、別の荷物がある可能性を考慮すべきだったことや、その荷物担当者との連絡を取るべきであり、今後は綿密に行いたいという事、同僚や部下等にもその旨を伝えておき、自分が忘れている場合にすぐに指摘してもらうようにする等です。

 

具体的に書いてあれば、ミスを犯した人がきちんと反省し、具体的な対策案を練っているという事が、上司の方にも伝わり易く、ミスを悔やんでいる事がしっかりと伝わるのです。

 

ビジネスにおいては謝罪の文章だけを述べるのでは意味がありません。

ミスについて謝るだけではなく、今後ミスを起こさせないためにどうすべきかを、当事者がきちんと考え、具体案を出しているかどうかが重要なのです。

 

文章の末尾には以上をつけ、これも右端もしくは行末に記載します。以上が書き方ですが、何より、反省点を当事者がきちんと理解し、改善点を認識しているのかが大事です。同じことを繰り返してしまえば、反省の意味がありません。

 

ただ文章を書くだけではなく、反省すべき点、今後どのように対応すればよいのかを、当事者は覚えながら文章にまとめましょう。文書にすることも大事ですが、実際に行動に表れていてこそ意味があるのです。

 

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