抗議文の書き方と例文

商品販売会社にとって、生産工場から仕入れる商品は貴重なものです。それを基に販売戦略を立て、生産工場にもきちんとした品質管理の徹底をお願いして商品を仕入れるわけですが、その商品に何らかの不備があれば一大事です。

1.不良品が多発した際
2.信用が第一ということを文面に入れる
3.業者への例文について
4.再発防止策の提示も依頼する

不良品が多発した際

商品販売会社にとって、生産工場から仕入れる商品は貴重なものです。それを基に販売戦略を立て、生産工場にもきちんとした品質管理の徹底をお願いして商品を仕入れるわけですが、その商品に何らかの不備があれば一大事です。その商品を購入したお客さんからクレームの問い合わせが多発し、商品の返品を受け付けなければいけなくなります。

こういった際、この販売会社は生産を依頼した工場に抗議文を書くことがあります。商品については新商品の企画段階においてきちんと販売会社側の意向を工場に伝え、品質検査もきちんとしてから納入することも依頼しているのですが、お客さんからの不良品クレームが来るということは、そういった管理を怠ったまま生産して納入した可能性が高いのです。

従って販売会社側は早急に事態の収束に尽力しなければなりません。場合によっては一旦店頭に並んでいる商品を引き上げ、生産工場側から事情を聞いて事態の概要が分かるまでは販売をストップしなければならなくなるのです。こういったことは販売チャンスも逃すことになり、販売会社にとっては利益を圧迫することになります。

従って抗議文を作成して生産工場の幹部宛に送付し、生産工場側に早急に今回発生した不良内容の調査を依頼することが必要になります。まずはお客さんから戻ってきた不良品を工場に送付し、現物を見て工場側に不良品の実態を分かってもらうことが先決になります。実際の商品を見れば工場側も事態を認識して、調査を早急にするのです。

信用が第一ということを文面に入れる

抗議文の例文としては、商品を販売する際には信用が最も大事だということを再認識してもらう文面がよいでしょう。「今回のような不良品を発生させていては、これまで当社が販売する商品を愛用してくれていたファンの方に迷惑がかかり、場合によっては信用を失って顧客離れという事態を発生させてしまいかねません。

従って今後二度と今回のような不良品発生を起こさない体制づくりをお願いします」といった感じで記載すれば、受け取った生産工場側も事態の重さを認識します。生産工場の場合、日々単純な作業の繰り返しの行程もありますので、管理者が不良品だと認識していない場合、同じ傾向での商品が作られてしまうこともあるのです。

例えば繊維製品で、ウエスト部分の伸びの強さにつき、ミシンで作業を行う作業者のテンションのかけ方次第で伸び方は変わってきますが、この際にも製品の寸法管理者がきちんと伸び寸の寸法を把握して正しい縫製の方法を教えていない場合、間違ったテンションで商品が何枚も出来あがってしまうのです。

これらは伸び寸不良商品として完成してしまい、この不良商品を工場の最終検査の段階で不良と気付けば出荷はとめられますが、そこでも良判定で検査を通過してしまうと、世の中に流通してしまうことになります。従って工場の管理体制の強化が、一度出した不良を再発させないために必要なことになります。販売会社側も不良品を出す工場への発注はしたくありませんので、転注を検討することもあります。

業者への例文について

何度か改善を依頼したにもかかわらず、頻繁に同じクレームを発生させる生産工場には、取引停止の可能性を示唆する書き方で抗議文を書くことも一つの手段です。「何度か改善を依頼したにもかかわらず、今回また同じクレームが出てしまったことは非常に残念です。当社と致しましてもお客様の信頼を失いかねない状況ですので、

今後もこういった事態が改善されない場合、御社との取引中止を視野に入れて検討することもございますので、予めご了承ください」といった例文のように、少々厳しい文面で書くことも良いでしょう。何度も同じミスをしてくる工場というのは、工場全体にミスを撲滅しようという意識が低いことが考えられますので、

そういった工場に商品を発注するのは好ましい状態と言えません。販売会社の営業担当や生産担当が生産を依頼する工場を決めるのですが、何度も同じミスをする工場に発注していると、社内でその工場に発注した責任を問われることもあります。「私ども営業社員と致しましても御社との長年の取引実績から生産依頼中止という事態は避けたいのですが、

社内でクレーム多発の原因を問われた際、改善に至らない生産工場との取引を見直すような指示がされております」という文面を抗議文に加えることもベターです。生産工場の態度姿態で、その生産工場が自分の会社の商品を生産することに前向きなのか後ろ向きなのかも抗議文を出した後の反応である程度分かります。気乗りしない工場とは、取引を辞めた方が得策と言えます。

再発防止策の提示も依頼する

抗議文を書く際、再発防止策の記載も依頼しておかねばなりません。販売会社が生産工場に今後も長きにわたって生産を依頼したいと考えている場合、不良品発生を再発させない体制作りがきちんとできているかの判断が重要になります。品質管理体制をきちんと構築し、作業者一人一人が不良品発生を防ぐ意識の高い生産工場ならば、商品の生産依頼をしても安心です。

従って、発注する側が安心できるような添付資料等の提示を生産工場に依頼することも悪くありません。添付資料については、普段実際の工場の現場で使っている手書きの管理の表でもいい旨を生産工場サイドに伝えとと良いでしょう。綺麗な管理フォームでなくとも、きちんとポイントの行程で管理が出来ているといった実態さえ分かれば安心して発注が出来ます。

また、一緒に生産工場の管理体制の構築をすることもベターです。生産工場としても販売会社と随時確認しながら商品の生産が出来る体制は好ましいのです。商品生産について分からないことがあれば気軽に相談できるという風通しのいい関係は、将来的に2社の信頼関係を深めることになります。

従って再発防止策の提示を機会に、定期的に話し合いの場をもつようにすることも悪くありません。抗議文を出し、それに対する回答を出すことでその場の不良品に対する対応は完結しますが、それを機会に両社のコミュニケーションを深める機会に出来れば、その後の両社の取引は良好なものになっていく可能性が高いといえます。

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