御案内状の書き方

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御案内状といっても、様々な状況によってその内容は変わってきますが、個々の内容を考える前に、そもそも御案内状が果たす役割を押さえておきましょう。

 

  1. 1.御案内状の役割を知っておこう
  2. 2.結婚式の2次会の御案内状の場合
  3. 3.同窓会の御案内状の場合
  4. 4.開店・開業の御案内状の書き方

 


御案内状の役割を知っておこう

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御案内状といっても、様々な状況によってその内容は変わってきますが、個々の内容を考える前に、そもそも御案内状が果たす役割を押さえておきましょう。
 
御案内状には大きく3つの役割があります。
・催しをお知らせする役割
・催しに御招待する役割
・出席欠席を訪ねる役割
 
お知らせする役割には、
何が目的の集まりか?
どういう内容の集まりか?
誰の為の集まりか?
いつ、どこで、費用はいくらで開催されるのか?
といった内容をお知らせする必要があります。
 
それを踏まえた書き方としては、ご招待したい旨を書き記していき、出席・欠席が必要な場合は、出席するか・欠席するかを明示して、返送していただくお願いをします。
 
最低限上記の内容を踏まえたうえで、それぞれの状況に応じた文章を付け加えて、是非とも参加したいと思われる御案内状を作成しましょう。
 
御案内状の性質上、発送は2か月前に済ませておく方が良いでしょう。ご案内する内容にもよりますが、遠路はるばる御足労をおかけする場合や、相手の方のご都合を考えて早目の送付を心掛けたいものです。
 
結婚式の御案内状の場合は、〇〇君と〇〇さんが結婚することになり、そのご披露の為の宴をもうけることになりました。つきましては二人を祝福するために、ご出席をお願いしたいのですが、ご都合はいかがでしょうか?日時は〇〇年〇〇月〇〇日〇〇曜日の、〇〇時よりです。場所は〇〇ホテルで執り行います。つきましては、お手数ですが、出欠の葉書のご返送をお願い致します。
 
といった内容となります。結婚披露宴の場合は、費用を頂戴しないので、書く必要はありません。また、正式な御案内状の場合は、終止符を打たない、区切りを付けないという意味で、句読点は使用しません。

 


結婚式の2次会の御案内状の場合

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結婚式の披露宴への御招待状の場合は、式場や業者の方であらかじめ御招待状を用意していて、当人は絵柄や文章を選ぶだけのことが多いので心配はいりません。
 
しかし、2次会の御招待状は幹事さんに作っていただいたり、場合によってはご本人が作成される場合もありますね。近年では、友人、知人を招いてのパーティー形式であれば、メールで御招待状をお送りすることもあります。
 
こういった場合でも、御招待状の役割である、イベントをお知らせし、ご招待し、出席欠席をうかがう。という点では変わりはありません。文章の内容はくだけたものでも構いませんが、誰と誰がめでたく結ばれて、お二人を祝福するためのパーティーを開催する。いつどこで、費用はどれくらいかかりますが、ぜひとも出席して欲しいので、出欠を返信して欲しい旨がしっかりと伝わるような文面が良いでしょう。
 
注意が必要なのは、メールでの一斉送信場合、CCを使用すると、送付された人全員にメールアドレスがわかってしまいます。BCCを使用するなどして、メールを受け取った人同士が、お互いのメールアドレスが分からない状態で送信しましょう。また、機種によっては文字化けしてしまう、環境依存文字などは使用せずに、内容がストレートに伝わるように工夫します。
 
結婚式の2次会の御招待状の文例としては
この度 〇〇君と 〇〇さんがめでたくゴールインすることとなりました
つきましては おふたりの門出を祝福するためのパーティーを開催したいと思います
当日は ゲーム大会や楽しいイベントで幸せそうなおふたりを盛り上げる予定です ぜひともご参加ください

 


同窓会の御案内状の場合

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次に、よくある同窓会の御案内状の書き方としては、どこの学校の、何年度卒の、何年何組の同窓会かということを明記します。その時に、恩師が参加されるのか?同窓会とともに、恩師のお祝い事などがあれば、同時に祝いたい旨を書いておきましょう。(叙勲や、長寿祝いなど)また、学校行事ならではのイベントなども盛り込んでおきましょう。

 

幹事はだれであるか(幹事の連絡先も必要です)、いつ開催するか、場所はどこで開催するか(学校を訪ねてみる予定などがあれば書き記しておきましょう)、費用はどのくらいかかるかをきちんと書くことによって、より参加しやすい御招待状になるでしょう。内容は他の御案内状と変わりませんが、重要なポイントとしては、誰しも学校を複数卒業しているもの。

 

どの学校の何年度卒業というところは、忘れないようにしたいところです。また、同窓会は他の催し物と違い、友達同士の気安さもあって、寸前になって出席を決める人、欠席する人が出てきやすい催しです。幹事となった場合は、人数によって、会場の大きさを変更する場合があるので、なるべく早めに返信はがきを送付してもらう工夫が必要ですね。

 

文例としては、
時候のあいさつ
今年は、私達が〇〇学校を卒業して〇〇年という節目を迎えました。
そこで、〇〇年の旧交を温めるべく、同窓会を開催することとなりました。
当日は、恩師〇〇先生もご出席していただき、タイムカプセルを発掘します。
その後に、懇親会も予定しております。
お忙しいこととは思いますが、ぜひともご出席いただければ幸いです。

 


開店・開業の御案内状の書き方

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次に、新規開店や、新規開業の際の御案内状の書き方です。必須事項としては、どういうお店が(会社)が、いつから営業するか、誰が開店・開業するかを明記することです。新規開店・新規開業の御案内状の場合は、関係者の皆様へ通知することが目的なので、開店・開業時期をハッキリと記しておくことは、大変重要です。こういった御案内状の場合は発送時期に決まりはありません。

 

書き方はビジネスマナーにのっとった丁寧な文章を心掛けましょう。また、ご披露のパーティーなどを開催しない場合は、招待状ではないので、出席欠席などはとる必要もありません。

 

文例としては
拝啓
時候のあいさつ
ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てにあずかり 厚く御礼申し上げます
さて この度〇〇年〇〇日より 新規開業するはこびとなりました
これもひとえに皆様方の 変わらぬお引き立てのたまものと 心より感謝いたしております
 
より一層の努力と精進を重ねて参りますので、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます 
敬具
平成〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇株式会社 代表取締役〇〇

 

御案内状といっても、内容は千差万別ですので、文章はその時々に応じた内容を盛り込みましょう。重要なことは、ご案内する内容が相手にきちんと伝わることです。はがきにしても、メールにしても、文章を考えすぎるあまり、重要な開催時刻が抜け落ちてしまったり、場所がよく分からなかったり、

 

といったことにならないようにしましょう。そして、参加を募るような御案内状の場合には、ぜひとも参加したくなるような内容、相手の立場に立ってみて、参加しやすい条件を盛り込むことで、参加人数の多い、にぎやかな催しとなることでしょう。

 

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