招待状の書き方

招待状というのは、結婚式やパーティーなどの催事の情報を相手に伝えるための書状のことをいいます。結婚式の場合であれば、招待状は結婚の初めの一歩ともいえるものであり、非常に重要な意味を持ちます。

1.招待状というものは何か
2.基本的なルールとマナーについて
3.構成と書き方について、その１
4.構成と書き方について、その２

招待状というものは何か

招待状というのは、結婚式やパーティーなどの催事の情報を相手に伝えるための書状のことをいいます。結婚式の場合であれば、招待状は結婚の初めの一歩ともいえるものであり、非常に重要な意味を持ちます。招待状の書き方には、さまざまなルールやマナーが存在します。例えば、招待状には招待したい祭事の内容を正確に書かなければなりません。

招待する催事の趣旨や行われる日時、会場などがそれにあたり、会費が必要な場合であれば、その旨や金額を記載します。しかし、内容を細かく伝えるためだからといって、あまり長々しく書くのは好ましくありません。できるだけ簡潔に述べることが大切になります。相手に出席を強制させるような文面にならないようにするなどの配慮も必要です。

また、当日に会場へ訪れやすくするためにも、アクセス方法や駐車場の有無や案内を記載したり、地図を同封したりするなど、さまざまな工夫が必要となります。また、送る時期などにも配慮が必要となります。招待状のマナーやルールを知らず、自分の思うままに招待状を作って送ってしまうと、相手に不快な思いをさせたり、自分自身が恥をかくことになってしまいます。

ひどい場合には、相手にとって都合の良い日時だったとしても、その無礼な対応によって出席してもらえない可能性だってあります。このような事態を引き起こさないためにも、基本的なルールやマナーを理解した上で、招待したいという気持ちを丁寧に伝え、相手が無理なく参加の有無を決めることができるような、思いやりのある招待状にすることが大切です。

基本的なルールとマナーについて

招待状を送る際には、さまざまなルールやマナーがあります。まず、時期はとしては開催日の1ヶ月程度前までには相手の手元に届くようにします。そのため、こちらから発送する時期は招待状が戻ってきてしまう可能性なども考慮し、余裕をもって1ヶ月半から2か月前には送るようにすると良いでしょう。

つまり、それまでに招待状の内容を決定し、人数分完成させなければならないということです。そのため、余裕をもって作成することが大切です。特に、出欠の返信を求める場合や遠方や外国の方へ送る場合には、より早く送ることを心がけます。どうしても時間がなくて間に合わない場合でも、2週間ほど前までには必ず相手に着くようにすることが大切です。

また、招待状にはしっかりとした紙質の使用し、折れたり破れたりしにくいものを選びます。重量は25gから50程度の定形におさまるようにします。招待状に同封するものとしては日時や場所を明記した案内状やアクセス方法や駐車場の有無を記載した会場案内図、出欠の返信を求める場合には宛名と切手を貼った返信ハガキ、スピーチなどをお願いする場合には付箋などが挙げられます。

また、当日のプログラムがすでに出来上がっているのであれば同封したり、参加人数が少数の会合などの場合であれば、招待する方々の名前を記しておくのも良いでしょう。また、最近ではパソコンなどで招待状を作ることが多くなっています。さまざまな書式やフォントがありますが、できるだけ読みやすいものを選ぶようにします。また、宛名は毛筆で書くのが正式な書き方です。毛筆に自信がない場合には筆耕に依頼したり、パソコンの宛名印刷を使用するのが良いでしょう。

構成と書き方について、その１

招待状の基本的な構成内容としては、頭語・結語、時候の挨拶、催事の内容、差出日、差出、開催日時、場所、出欠返信期日などが挙げられます。冒頭は頭語で始め、「拝啓」などと書きます。より丁寧にしたい場合であれば、「謹啓」を使用します。末尾には結語を使用し、一般的には「敬具」などを使用し、丁寧にしたい場合には「謹白」などを使用します。

頭語の後には時候の挨拶を書きます。時候の挨拶というのは季節をあらわす挨拶の言葉のことで、招待状を出す月に合った挨拶を選びます。例えば、1月であれば「初春の候」や「厳冬の候」、8月であれば「残暑の候」「晩夏の候」「立秋の候」などの言葉を使用します。その後には催事の内容と簡単な説明を書きます。結婚式の場合であれば

「さて、このたび私ども二人は結婚式を挙げることになりました」や「二人の新しい門出に際し、ささやかながら披露の小宴を催したいと存じます」などの例があります。同窓会などの場合であれば、「さて、私たち○○学校第○○期生は、卒業後○周年の節目を迎えることとなりました」や

「久々に集い、思い出などを語らいながら、旧交を温めたく、同窓会を開催いたす運びとなりました」などの文章が考えられます。できるだけ簡潔に書くことが大切です。催事の内容を簡潔に書いたら、忙しい相手を思いやりながらも出席を促す文章を書きます。「ご多用中誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席くださいますよう、謹んでご案内申し上げます」などの言葉があります。

構成と書き方について、その２

結婚式など招待状の場合には、「区切る」を意味する句読点は入れないのが決まりです。句読点の代わりには１文字分をスペースをあけるようにします。また、使用する漢字にも注意が必要であり、「忙」という字は「心を亡くす」と悪い意味にとられてしまうので、平仮名で書くか、「ご多用のなか」などの言葉を使用するようにします。

また、忌み言葉も使用してはいけません。結語で結んだあとには差出日を書きます。一般的に差出日は招待状を投函する日を書き入れます。例えば、平成28年6月に発送する場合には、「平成28年6月吉日」とします。また、相手に届くのが翌月になってしまう可能性がある場合には「平成○○年豊月吉日」と書くと良いでしょう。

差出日のあとに差出人の名前を書くことになります。差出人の名前は催事の主催者の名前となります。結婚式などの披露宴の場合には、両親の名義にする場合や新郎新婦の名義にする場合など考え方によってさまざまです。そのため、両家できちんと話し合った上で差出人の名前を決めることが大切です。

その次に日時と場所を記載します。場所であるレストラン名が英語表記などの場合には、読みやすくするために読みがなやカタカナ書きを入れるようにします。出欠の返信をお願いする場合には、最後に返信期日を記載します。

例としては、「なお、お手数ではございますがご出欠のご返事を○月○日までにお知らせくださいますようお願い申し上げます」などがあります。結婚式の場合であれば、返信期日を１ヶ月前の「大安」や「友引」の日にするという場合もあります。また、最後に手書きのメッセージを書き添えると、より心がこもった招待状になるでしょう。

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