辞任届の書き方について

1.辞任届とは
2.辞任届の書き方例
3.押印すべき印鑑について
4.辞任のタイミング

辞任届とは

会社において、もしくは何かしらの組織において、「役」についていない場合には「退職届」や「辞表」といった形で届けを行います。しかし取締役や代表取締役、監査役といった役職の場合、定款で定められた任期があります。これが到達する前の任期途中で辞める時には「辞任」となります。

本人の意思に基づいていつでも行うことができます。これは商法254条3項、有限会社法32条、民法651条によって明確にされています。ただしこのように役員が辞任する場合には、それに基づく手続きが必要となります。会社は登記の変更を行い、それには「辞任届」が必要となるのです。

辞任を希望する際には、まず会社に対して辞任届を提出することとなります。「監査役」「代表取締役」「取締役」のどれを辞任するかによって、若干書き方が変わります。「監査役」の場合にはその他の役員を兼務することはありませんので心配はありません。

代表取締役ではない取締役の辞任の場合にも、監査役と同様に「一つの辞任」だけになりますので、注意点はありません。代表取締役の場合には、「代表取締役」のみを辞任して「取締役」はそのまま継続するケースもあれば、その両方を辞任するケースもあります。これを明確にしなければなりません。

辞任届の書き方例

平取締役や監査役の辞任の場合には、表題を「辞任届」とし、「私は、この度一身上の都合により、来る平成29年6月6日（ここは任意の日付を入れます。）をもちまして、貴社取締役（もしくは監査役）を自任いたしたく、お届けいたします。」と書き、

書かれた日にち、本人住所、氏名、捺印そして辞任する会社名とその後ろに「御中」を付けて仕上げます。自分が取締役の会社であっても、社内文書の場合には「会社」は「法人」という「人」になります。「貴社」となることに気をつけましょう。

また同様に会社名の後ろに、人で言えば「様」あたる「御中」を付けることも忘れてはいけません。会社の一員として対外的に文書を表す時には自社について「貴社」「御社」などを使うことは絶対にあってはなりませんが、その点の違いには配慮が必要です。

代表取締のみを辞任する時には、「辞任届」時した後に、「私は一身上の都合により、来る平成29日6月6日（ここには任意の日付を入れます。）をもちまして、貴社の代表取締役の地位のみを自任いたしたく、お届け申し上げます」となります。以下は同様です。

代表取締役と取締役、その両方を辞任する場合には、この部分を「私は、この度一身上の都合により、来る平成29年6月6日（ここには任意の日付を入れます。）をもちまして、貴社の取締役及び代表取締役を辞任いたしたく、お届けいたします。」と変えます。以下はこれも同様です。

これによって「何を辞任するのか」といったことが明確になります。また誤字脱字があってはならず、それを加筆や修正によって訂正し、提出するといったことも避けます。誤字脱字が見つければ、初めから作成し直しましょう。

辞任の理由などについての書き方では「一身上」で簡潔にまとめ、事細かい理由などを書く必要はありません。登記変更の時に必要となる書類であるということが提出の目的とも言えますので、ここに細かな理由などを明記する必要はありません。

押印すべき印鑑について

辞任上については、氏名の後に押印する印鑑について、認印でもかまわないとされていました。しかし商業登記規則の改正によって、場合によっては認めインではなく、実印を使用しなければならないケースも出てきています。商業登記規則等の改正は平成２７年２月２７日より施行されています。

取扱いが変更となったのは、「取締役等就任承諾書には本人確認証明書の添付が必要」「登記所に対し印鑑を届け出ている代表取締役等の辞任の場合には、一定のケースを除いて、辞任届には個人の実印を押印することとなり、これに基づいて個人の印鑑証明書を添付しなければならない」「役員等になっているものが婚姻によって氏を改めた時は、婚姻前の氏も登記可能」といった３点です。

これによって印鑑届をしている代表取締役が辞任する時には、届出印を押印しない場合には印鑑証明書が必要となりますし、届出印を押印する場合には印鑑証明書が不要ということになりました。届印を押さない場合には、辞任届の捺印について、個人の実印押印と個人の印鑑証明書の添付が必要となったのです。

すべてが認印で済むということではなくなっていますので、充分に注意が必要となりました。また登記事項に住所がない平取締役、監査役の場合でも、就任承諾書には住所を記載しなければならなくなっています。

それを証明するために、本人確認証明書と就任承諾書にある住所や氏名に整合性があることも求められますこの同一性が、登記審査の対象となっています。辞任届の際にも、住所その他について変更があるようであれば、その点についての不備が出ないように、きちんと確認しておくことも必要です。

辞任のタイミング

辞任の自由が、商法２５４条３項、有限会社法３２条、民法６５１条などによって担保されていますから、本人の意思によっていつ辞任してもかまいません。ただしその辞任が会社のために明らかに不利益な時期である場合、そこで生まれた損害について賠償責任を問われることはあります。

しかしその取締役にとって、致し方ない事由があれば、損害賠償責任は発生しません。たとえば病気で続けることができない状況下にあるのにもかかわらず、会社に不利益が生じるからといって、その辞任についての損害賠償責任を負わせることはできないわけです。

しかし「やむなき理由」がないのであれば、不利益についての責任が発生する可能性がありますので、自由であるとは言えその時期を見計らうことは必要です。また辞任の意思表示は辞任届を持って行うこともありますし、その意思表示だけを先に伝える場合もあるでしょう。どの様なケースであっても、会社の取締役会に届かなければなりません。

意思表示のみであれば、その後、辞任届を行うことになります。口頭で意思表示をすると後からなにかとトラブルになりますので、内容証明郵便などを使って通知を行うのが賢明です。相手から拒絶をされたとしても、その意思表示が到達している時点で、効力は発生します。ある程度の期間も必要になりますので、円満に辞任するためには、できる限り会社の不利益とならぬよう、余裕を持って行うことが賢明です。

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