会社レポートの書き方

pixta_tegami_01

四月。各社の入社式のニュースが流れる時期になりました。彼らはこれから社会人として、学生時代とはまったくちがった世界で、様々なスキルを身につけ、成長していく「義務」があります。

 

  1. 1.レポートなんて怖くない
  2. 2.読み手への配慮を
  3. 3.書き方のコツ
  4. 4.自分だけの言葉で
  5. 5.第三者の目で見直す
  6. 6.最後に

 


レポートなんて怖くない!

pixta_tegami_02

社会人として会社に就職すると、多くの方がまずぶつかるのが「文書の壁」といわれています。社内規定の文書はもちろん、通常、各種講習会や勉強会に参加した後や社内研修などの際には必ずレポート提出が義務となります。

 

大学時代にも経験している方がほとんどでしょうが、会社では、業務時間内に行われる会合の場合、業務報告書という側面もあり、同時にその時間をどう使い、何を学んだかを会社に報告するものですから、レポートは非常に重要な意味を持ちます。本当に仕事ができる人は、デスクワークを貯めません。その日その日の業務報告や日報はもとより、連絡事項やメモももらさず書きとめる姿勢がデキる会社員には必要です。

 


読み手への配慮を

pixta_tegami_03

まず何といっても、レポートに求められるのは「分かりやすさ」です。作成にはもちろん時間も知恵も必要ですが、最も重視したいのは「読み手への配慮」。学校とは異なり、会社では業務に携わる上司が時間を割いて、提出された文章を読むということを理解してください。

 

ここを抑えておけば、レポート作成が重荷にならずに済みます。誰が読むのか、何を求めているのか、を的確に把握しましょう。さらに、「読み込むための時間」を出来るだけ抑えることも必要です。だらだらと時系列で進行を記載して、最後の最後で結論を述べる形は、読む時間を浪費するばかりか、最終的に意味が通じにくくなります。

 


書き方のコツ

pixta_tegami_01

上記の「読み手への配慮」を考えれば、必然的に構成が見えてきます。〝結論として何が言いたいか〟これが、冒頭に、大きく、明確に記されていれば、親切丁寧、さらに読み進める気もわいてきます。また、見出し、小見出しで、「本文を読まずとも意味が把握できる」必要があります。

 

これは新聞などを例にとっても分かるように、記事の見出しだけを拾い読みするだけでおおまかな理解が得られる新聞の構成を意識して、書類を作成する際には冒頭、見出しのみで意味が通じるものを目指しましょう。見出しだけではつかみきれない枝葉末節の部分が本文になります。
 
例文:「システムを生かすのは現場の声(○○講習会レポート)」など

 


自分だけの言葉で

pixta_tegami_01

よく聞くフレーズが並んだ報告書ほど、頭に入りにくいものはありません。どこかで読んだ文章、誰かが言っていた言葉は目だけが文字を追うだけで上滑りする文章になります。ここでひとつのポイントとなるのは、「印象を作り出す」ということ。これは、例えば講習会に参加している最中に、最も印象に残ったフレーズ、場面をその場で文章にして書きとめておくのです。

 

講習会終了後に内容や感想を思い出すことは非常に難易度が高い作業になりますが、その場で感じることを「言葉にしておく」と、それがリアルな感想になり、自分だけの感じ方で得たフレーズになります。

 


第三者の目で見直す

pixta_tegami_01

文章の推敲は何度でも行いましょう。読み直すことはもちろん、漢字の誤用にも注意したいものです。そこでポイントは「第三者の立場で見直す」こと。この文章を提出される側の上司の立場に立ってもいいですし、まったくの第三者の立場でもいいでしょう。「間違いがある」ことを前提に全体を読み直します。

 

間違っていない、という意識を捨てて、必ずどこかに誤りがある、という意地悪な気持ちを持って、「間違い探し」のイメージです。また、言葉や漢字の誤った使い方は、本人の思い込みで発生するので、なかなか誤りに気づかないことが多いものです。

 

これは、普段から文章を「読む」際に、その文章を推敲するつもりで読むクセをつけ、漢字や言葉、フレーズの使い方に「おや?」と思ったものを調べる習慣をつけると、自分がそれまで誤って覚えていたものに気づきやすくなります。また、もし自分の使い方が正しかった場合、人が間違いやすい・誤認しやすい言葉・漢字も知ることができます。

 


最後に

pixta_tegami_01

どのような形態であれ、「伝えたいことを伝える」というスキルは文書作成だけでなく、様々な場面で要求されるものです。話し言葉ひとつをとっても、対面と電話応対では使うフレーズや表現が異なりますし、文章で読む言葉と、口頭で説明する言葉にも違いはあります。

 

現代は各種SNSが発達し、誰もが情報を発信できる環境にありますが、一人よがりな解釈や文章が許されるのは、金銭の損得が関係しないプライベートな世界だけだと心しましょう。

 

ビジネスの世界では、常に「自分と相手」がいて、そこには金銭的なリスクをはじめとする真剣勝負が展開されているのです。たった一枚の報告書であっても、あなたのセンスと能力が光れば次の道がおのずと開けてきます。ぜひ、文書作成力をひとつの武器にして、社会人生活を突き進んでください。

 

レポートの書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル:旅行レポートの書き方

26年保険料控除申告書の書き方

一年の終わりが近づいてくると年末調整の準備に取り掛かるため、会社勤めの人は保険料控除申告書が手渡されます。給与所得者の扶養控除等(異動)申告書と一緒に渡されることが多く、こ...

8月の挨拶(結び・文末)の例文と結びの挨拶と書き方

季節に応じた手紙やメールを書くだけでより丁寧で相手を思いやる心が伝わるものになります。いつの季節でも使っているような文章で文末を締めくくるよりも、時候に合わせた文章にするだけで相手...

防火管理者届の横浜市の書き方例

消防法の第8条では、病院や学校、工場、大規模小売店舗など、複数の目的で使用されたり、多数の人が日常的に居住・勤務・出入りする防火対象物については防火管理者を選任し、これを所...

協力依頼についての手紙の書き方

依頼の手紙や依頼状というのは、頼みごとを書いて相手に送る手紙のことをいいます。 資料の請求や、証明書発行といった身近なもののほかにも、祝辞やスピーチの依頼をする機会も多い...

「参ります」の意味と例文と書き方

「参ります」という言葉は、ラ行五段活用の動詞であり、謙譲語の「参る」の連用形である「参り」に、丁寧の助動詞「ます」が付いた形です。この参るという言葉は、貴人に対する下の者の動作の謙...

人物調書の書き方

  1.人物調書とは 2.人物調書の書き方 3.性格を一言で表すときの注意点 4.性格の書き方の文例   人物調書と...

恋文ラブレターの書き方

ラブレターや恋文とは愛を告白したり、愛情を相手に伝えるための手紙のことです。さらに昔には付き文や艶文、艶書などと呼ばれています。相手に対して告白はしたいけれど面と向かって話...

入学辞退届の書き方

子供が第1志望校に合格したならば親としてはとても嬉しいものです。しかしながらそれと同時に滑りどめを受けていたのであれば、その入学を辞退しなければなりません。それをどのように...

商品のお礼状の書き方~ビジネス~

  1.注文された商品を贈るとき 2.お礼状の書き方 3.お礼状のポイント   注文された商品を贈るとき ...

送付状の代理の書き方

送付状を代理で送らなければならない場合が発生することは良くあることではないでしょうか。   1.代理でファックス送付状を送るケース 2.メー...

スポンサーリンク