会社レポートの書き方

pixta_tegami_01

四月。各社の入社式のニュースが流れる時期になりました。彼らはこれから社会人として、学生時代とはまったくちがった世界で、様々なスキルを身につけ、成長していく「義務」があります。

 

  1. 1.レポートなんて怖くない
  2. 2.読み手への配慮を
  3. 3.書き方のコツ
  4. 4.自分だけの言葉で
  5. 5.第三者の目で見直す
  6. 6.最後に

 


レポートなんて怖くない!

pixta_tegami_02

社会人として会社に就職すると、多くの方がまずぶつかるのが「文書の壁」といわれています。社内規定の文書はもちろん、通常、各種講習会や勉強会に参加した後や社内研修などの際には必ずレポート提出が義務となります。

 

大学時代にも経験している方がほとんどでしょうが、会社では、業務時間内に行われる会合の場合、業務報告書という側面もあり、同時にその時間をどう使い、何を学んだかを会社に報告するものですから、レポートは非常に重要な意味を持ちます。本当に仕事ができる人は、デスクワークを貯めません。その日その日の業務報告や日報はもとより、連絡事項やメモももらさず書きとめる姿勢がデキる会社員には必要です。

 


読み手への配慮を

pixta_tegami_03

まず何といっても、レポートに求められるのは「分かりやすさ」です。作成にはもちろん時間も知恵も必要ですが、最も重視したいのは「読み手への配慮」。学校とは異なり、会社では業務に携わる上司が時間を割いて、提出された文章を読むということを理解してください。

 

ここを抑えておけば、レポート作成が重荷にならずに済みます。誰が読むのか、何を求めているのか、を的確に把握しましょう。さらに、「読み込むための時間」を出来るだけ抑えることも必要です。だらだらと時系列で進行を記載して、最後の最後で結論を述べる形は、読む時間を浪費するばかりか、最終的に意味が通じにくくなります。

 


書き方のコツ

pixta_tegami_01

上記の「読み手への配慮」を考えれば、必然的に構成が見えてきます。〝結論として何が言いたいか〟これが、冒頭に、大きく、明確に記されていれば、親切丁寧、さらに読み進める気もわいてきます。また、見出し、小見出しで、「本文を読まずとも意味が把握できる」必要があります。

 

これは新聞などを例にとっても分かるように、記事の見出しだけを拾い読みするだけでおおまかな理解が得られる新聞の構成を意識して、書類を作成する際には冒頭、見出しのみで意味が通じるものを目指しましょう。見出しだけではつかみきれない枝葉末節の部分が本文になります。
 
例文:「システムを生かすのは現場の声(○○講習会レポート)」など

 


自分だけの言葉で

pixta_tegami_01

よく聞くフレーズが並んだ報告書ほど、頭に入りにくいものはありません。どこかで読んだ文章、誰かが言っていた言葉は目だけが文字を追うだけで上滑りする文章になります。ここでひとつのポイントとなるのは、「印象を作り出す」ということ。これは、例えば講習会に参加している最中に、最も印象に残ったフレーズ、場面をその場で文章にして書きとめておくのです。

 

講習会終了後に内容や感想を思い出すことは非常に難易度が高い作業になりますが、その場で感じることを「言葉にしておく」と、それがリアルな感想になり、自分だけの感じ方で得たフレーズになります。

 


第三者の目で見直す

pixta_tegami_01

文章の推敲は何度でも行いましょう。読み直すことはもちろん、漢字の誤用にも注意したいものです。そこでポイントは「第三者の立場で見直す」こと。この文章を提出される側の上司の立場に立ってもいいですし、まったくの第三者の立場でもいいでしょう。「間違いがある」ことを前提に全体を読み直します。

 

間違っていない、という意識を捨てて、必ずどこかに誤りがある、という意地悪な気持ちを持って、「間違い探し」のイメージです。また、言葉や漢字の誤った使い方は、本人の思い込みで発生するので、なかなか誤りに気づかないことが多いものです。

 

これは、普段から文章を「読む」際に、その文章を推敲するつもりで読むクセをつけ、漢字や言葉、フレーズの使い方に「おや?」と思ったものを調べる習慣をつけると、自分がそれまで誤って覚えていたものに気づきやすくなります。また、もし自分の使い方が正しかった場合、人が間違いやすい・誤認しやすい言葉・漢字も知ることができます。

 


最後に

pixta_tegami_01

どのような形態であれ、「伝えたいことを伝える」というスキルは文書作成だけでなく、様々な場面で要求されるものです。話し言葉ひとつをとっても、対面と電話応対では使うフレーズや表現が異なりますし、文章で読む言葉と、口頭で説明する言葉にも違いはあります。

 

現代は各種SNSが発達し、誰もが情報を発信できる環境にありますが、一人よがりな解釈や文章が許されるのは、金銭の損得が関係しないプライベートな世界だけだと心しましょう。

 

ビジネスの世界では、常に「自分と相手」がいて、そこには金銭的なリスクをはじめとする真剣勝負が展開されているのです。たった一枚の報告書であっても、あなたのセンスと能力が光れば次の道がおのずと開けてきます。ぜひ、文書作成力をひとつの武器にして、社会人生活を突き進んでください。

 

レポートの書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル:旅行レポートの書き方

賞与査定表の書き方

  1.賞与査定表とは何か 2.賞与査定表で注意しておくこと 3.賞与査定表の書き方 4.仕事内容を書き出す 5.視点を変えて自分の仕...

贈答品に対するお礼状の書き方:ビジネス文書

お得意先というのは、自分たちの会社にとって何よりも大切な相手ということはお分かりになると思いますが、以前からも繋がりが深く、またこれから将来的にも共にビジネスを成功させてい...

研修報告書の書き方

日本語補習校で講師をする先生方にとって、そのミッションというものはとても荷が重いものともなっており、夏休み期間などを利用した研修会なども開催されています。  ...

書き方は参考にできる手段がたくさんあります。

ひらがなやカタカナの書き方、漢字の書き順は、書道を学ぶと正しい書き方も学ぶことができます。書道は現在、学校の授業でも小学校から行われています。しかし学校では、文字を書くことだけなの...

御社・貴社の使い分け例文とマナーと書き方

ビジネスシーンでは、通常使用することのないような単語を使うことがしばしばあるでしょう。特に、相手先企業のことについては失礼の無いように特に気を使って言葉を選んでいかなければなりませ...

結婚式返信はがきの書き方

まず結婚式の返信はがきの返信のタイミングに関してですが、出席の場合は案内が届いてから1週間以内に返信するようにしましょう。一方、欠席の場合は、逆に早く返信し過ぎると失礼に値...

保育実習総合所見の書き方

保育士の職場は保育園のみではありません。保育園以外にも乳児院、児童養護施設、児童相談所、障がい児のための施設などがあります。保育士の資格は国家試験のみで取得も可能ですが、短...

育児休業者職場復帰給付金支給申請書の書き方

  1.育児休業者職場復帰給付金支給申請書とは 2.育休者職場復帰給付金支給申請書の書き方 3.注意すべき点   育...

封筒の書き方

メールなどでのやり取りが多い世の中ですが、確実に相手に届けたいメッセージや、人目に触れずメッセージを届けたい場合には、やはり封筒を使うと便利です。特にビジネスの場においては...

「幸いです」の意味と例文と書き方

ビジネス文書や目上の人の手紙、あまり交流のない人とのやり取りなどでは、定型文だけを用いるのではなく、自分の伝えたい内容も文書にしなければなりません。   その...

スポンサーリンク