摘要の書き方

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  1. 1.摘要とはなにか?
  2. 2.摘要はなぜ必要なのか?
  3. 3.摘要の書き方
  4. 4.摘要の書き方の具体例

 


摘要とはなにか?

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先ず最初に、そもそも「摘要」とはなにかを確認しておきます。辞書的な意味での摘要とは「重要な箇所を抜き書きすること。また、その抜き書きしたもの」と定義されています。ビジネスの場で「摘要」といえば、

 

帳簿などの会計処理に必要な書類の記入欄の中の一項目であり、その取引の内容が後で把握できるように記入しておく項目です。この項目は税務計算で必要になる項目ですので間違いなく、また、後で内容がきちんと分かるように過不足ない情報が記載されていなければいけません。

 


摘要はなぜ必要なのか?

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摘要がなにか分かったところで、次に、なぜこの項目が必要になるのかをはっきりさせておきます。簡単に言ってしまえば「その取引の内容について、税理士から質問を受けたり監査対応をしなければいけない時に、きちんと答えられるようにしておくため」です。

 

特に売上高に占める交際費の割合が多い会社などでは、面倒でもできるだけ詳細に記録しておいた方が良いです。なぜなら、交際費という項目にあげられる金額は、帳簿上や会計上では損金という扱いになり所得から控除することができますが、

 

税法上は損金とはされないために税務調査で特に調査のポイントとされ、注目されやすい項目だからです。つまり、交際費が多く、かつその内容がきちんと説明できないような記録状態にある場合には、税務調査時に不正な処理をしているのではないかとの疑いを受けやすくなります。

 

従って、交際費が多い会社は特にそれを意識して、妙に勘繰られておかしな疑惑を受けることのないように、きちんと伝票に内容を詳しく記録しておき、その仕訳を見るだけで「この取引はこの内容で領収書などのエビデンスはこれがあって」と言った説明がきちんとできるようにしておくと後々の無用なトラブルを避けることができます。

 


摘要の書き方

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摘要がなにか、また、なぜこの項目が必要になるのかが明らかになったところで、実際の摘要の書き方に移ります。実際の書き方について規定があるわけではありませんが、目的から考えて簡単に言うと「そのお金をどこで何に使ったのか」が分かる情報が書かれていればよいということになります。

 

なお、だらだらと長い文で書くことはできませんので、分かりやすいだけでなく、簡潔な記載を心掛けることになります。一般的には、摘要欄に記載しておく必要があるとされるのは次の2つの項目です。1つ目は「取引の相手先」であり、2つ目は「取引内容」です。

 

この2つをきちんと記載しておけば、初めてその伝票を見た人が内容を確認しようとしたときにも、その欄を見ればその取引が「どこで何を購入、または販売したのか」と言ったことがすぐに理解できるようになるからです。

 

ただし、全ての取引に対して、必ずしも「取引の相手先」と「取引内容」の両方を丁寧に記入する必要はないとも言われています。全てを詳細に記載するのは面倒ですし、現実的ではないとも言われるためです。詳細な記載を省略してもよいとされる取引と、

 

詳細な記載を省略してはいけないとされる取引には一定の基準があるとされます。詳細な記載を省略してもよいとされる取引とは、「金額が小さい取引」「内容が決まっている取引」「継続的な取引」の3つの取引です。「金額が小さい取引」は少額ゆえに重要性が低いと見なされ、

 

省略してもあまり問題にはならないと言われています。「内容が決まっている取引」とは相手先によってそもそも内容が決まっている取引になります。例えば、「取引の相手先」として文房具屋さんやガソリンスタンドが挙げられている場合には、

 

通常はそれぞれの「取引内容」は文房具代であったりガソリン代であったりと決まっているため、わざわざ記載しなくても分かるからです。「継続的な取引」とは日常的に継続して繰り返し発生する取引を指します。これも「内容が決まっている取引」と同様に、

 

どのような取引であるかが明らかなために、省略することが問題にはならないと言われます。一方で、詳細な記載を省略してはいけないとされる取引とは先の取引の逆の場合の取引です。すなわち、「金額が大きい取引」「普段と違う取引」「単発の取引」の3つの取引です。

 

それぞれの理由は、詳細な記載を省略してもよいとされる取引の真逆であり、これらの取引に関してはきちんと記載しておかないと後で内容を確認できなくなってしまう恐れが高いためです。なお、同じ相手先や摘要が続く場合には、「〃」と記載することもできます。

 


摘要の書き方の具体例

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実際の摘要の書き方は前述の通りですが、どこまで正確に書くか、どこまで詳細を省くかと言った判断基準は人によって一定ではないため、常に悩ましい問題です。例えばタクシー代の場合には旅費交通費とされますが、摘要にきちんと入力しないと何の旅費交通費か分からなくなってしまいます。

 

タクシー代と記載するというのが基本ですが、ただタクシー代と記載しただけで十分かどうかは状況によるところも少なくありません。摘要には文字数に制限があるため、内容が明確に分かる記述が必要ですが、同時に簡潔でなければいけません。

 

具体的には次の項目の中からその取引に関して必要な項目を全角スペースで区切って記入するとわかりやすい記載になります。項目としては「カードで支払った場合にはカード名」「領収書の日付」「金銭を授受した相手の名前」「商品又はサービスの内容」「その送り先・接待先」です。

 

摘要の入力に関わる取引としては「社外での打ち合わせや接待」「出張時などでの移動」「物品の購入」「売掛金の入金」などが考えられます。実際のそれぞれの具体的な摘要の書き方例を挙げておきます。

 

「社外での打ち合わせや接待」として取引先のA株式会社のBさんと打ち合わせをした場合、C株式会社のDさんを接待した場合には、それぞれの摘要は「A株式会社のB氏と打ち合わせ、喫茶店XX」「C株式会社のD氏、居酒屋XX」となります。

 

「出張時などでの移動」としてタクシー代を支払った場合や仙台への出張のためにE係長が新幹線のチケットを購入した場合には、それぞれの摘要は「XXタクシー株式会社、梅田〜新大阪」「JR東日本株式会社、仙台出張のため新幹線チケット購入(E係長)」となります。

 

「物品の購入」として官製はがきやパソコンソフトを購入した場合には、それぞれの摘要は「日本郵便株式会社、官製はがき10枚」「Photoshop、AMAZON」となります。「売掛金の入金」の場合には「B株式会社、売掛金入金5月分」と記載しておけば十分です。

 

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