手形の領収証の書き方

手形とは、一定の資格や権利を証明した書面のことを指すほかに有価証券の一種とされる約束手形などのことも指しています。現代の日本においてこの言葉を表すものとしては、約束手形を指すことが一般的となっています。

1.手形の概要と用途について
2.手形の振り出し方法について
3.受け取った側が行うべき役目
4.その他のポイントなどについて

手形の概要と用途について

手形とは、一定の資格や権利を証明した書面のことを指すほかに有価証券の一種とされる約束手形などのことも指しています。現代の日本においてこの言葉を表すものとしては、約束手形を指すことが一般的となっています。また、小切手もその中に含めることもあります。ただ小切手はお金の代わりとしての性質が強いことが特徴です。

小切手を作成して相手に渡すことを振り出しと呼びます。振り出しておくときには必ずその時点でお金をいつでも支払えるように用意しておく必要があるという点で手形とは違っています。約束手形は作成して支払う時点においては金額が足りていない状態ですが、将来の特定日を決めた上でその日までにお金を必ず支払うことを約束しておくことで支払いの期日を先延ばしすることができます。

代金の支払いと信用取引を併せ持つ性質があり、通常銀行などの金融機関との間で取引をするときに使用することが多いです。将来の特定期限日までには必ずお金を支払えるようにしておく必要があります。もしも期限までにお金を支払うことが出来ない状態となるときにはその状態を不渡りと呼びます。

不渡りを出した場合には企業と金融機関との間の信頼関係を失う結果になります。不渡りは6ヶ月以内に2回不渡りを出した場合には金融機関との取引が停止されるルールとなります。こうなってしまうと事実上の倒産となり企業側だけではなく銀行側の信用度についても失う結果になってしまいます。ですので、どの企業及び銀行でも手形を振り出してもらうこと自体は可能ですが、使用には慎重さを必要とします。

手形の振り出し方法について

手形を振り出すにあたっては、まず手形作成の申し込みについては企業側で行い、それを正式に受理した段階で受け取った側が今度領収証を作成して企業側に手渡すというのが流れです。用紙については銀行などの金融機関側の方で用意しますので、申し込みのときにその専用となる用紙に必要事項を記入するのが一般的です。これは小切手の作成についても同様となります。

専用用紙には書式がきちんと決められており、銀行などの金融機関の指示に従って必要事項を記入していけば完了となります。記入していく項目としては金額と作成日はもちろんのこと、氏名、受取人、支払期日などの項目についても埋めていきます。また会社名や企業の代表者名なども記入しておき、印鑑を押します。

印鑑については本来は法律により本人の自筆のサインさえあれば印鑑を押さなくてもよいということにはなっていますが、実際には手形帳裏側に記載されている注意事項に従った上で作成していきますので印鑑は必要となります。金額の記入については手書きの場合はアラビア文字を使用するという決まりとなっています。

漢数字の記入は禁止されていることを留意する必要があります。受取人や作成日については空欄でも受け取った側で補充することはできますが、それ以外の空白については悪用の危険性もないとはいえません。ですので作成をした場合、必ず不備がないかどうかを確認しておくことになります。不備を発見した場合については必ず修正をしておきます。

受け取った側が行うべき役目

それから収入印紙を貼り付けます。印紙がなくても有効性自体はありますが作成者が後で納税を行うときに必要となってくるものなので正しい金額に応じた印紙を貼り付けるようにして消印をすることとなっています。そこまでの作業を企業側が行って金融機関に提出して申し込み完了となります。

銀行などの金融機関側はこうして受け取った約束手形を審査する義務を負います。正式な手段で申し込んだことが明白な場合に限り、審査通過となります。それが終わったら領収証を企業へと手渡します。領収証は全ての企業との取引で必要になってくるものですので必ず作成して手渡すことが前提となっています。

これが正常に手渡されていない状態となった場合、内部統制に問題ありということで企業側だけではなく銀行側のほうでも問題になってしまいます。ですので必要不可欠なものとされているのです。領収証の書き方についてですが、基本的には受け取った金額についてを基本的に書いていけばいいだけとはいえます。ただし、他には決済日と決済銀行名についてはきちんと明記しておくことが決められています。

明記する理由としては、不渡りになってしまった場合に手形の領収証が無効扱いになることを企業側に知らせるためです。送るタイミングとしては審査を行って通ったことを確認してからすぐに企業側へと送ることになります。手形に関連する取引をするときには、領収証の返送を前提に取引を行っている企業が全てといっていいためできるだけ早く送ることが大事です。

その他のポイントなどについて

次に必要なこととしては手形の金額の明細についてです。金額の内訳については間違いのないよう領収証の余白部にきちんと明記していくことが大事です。また、消費税分がいくらになっているかを含むということも記します。商品取引の代金として受け取る場合についてはさらに注意を必要とします。

この場合はチェックしていくべき項目が増えることになるためです。支払い条件の確認と手形の必要記載事項の確認など様々な記載事項や条件が緻密に決められています。受領に当たっての条件を抜けがないようにしっかりと金融機関側で確認を行う必要があります。

なお、小切手を使った取引のときにも領収証は必要としますがこちらのほうの作成については手形ほどには厳密に決められているわけではありません。ただ金額を明記しておいてそれを郵送で送りかえしていけばそれで済みます。こうして約束手形の取引は成立することになりますが、手形の取り扱いには注意を必要とします。それは絶対に紛失したり盗難に遭ったりなどは避けることです。

このようなトラブルが起こった場合再発行までに8ヶ月ほどを費やしますので、管理については厳重さが企業側には求められています。手形を使った取引にはお金がかかるわけではないので利息がかからないなどのメリットがありますが、取り扱いについては申し込む企業側にも、受け取った銀行側にも明確なルールは存在します。ですので、お互いルールをきちんと理解した上で取引を行うようにしていくことが前提となることを覚えておくべきといえるでしょう。

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