忘年会の収支報告書の書き方

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忘年会などの飲み会の時には収支報告書をきちんと作成しておくことで会社の経費計上の際に役に立ちます。飲み会幹事の仕事は場所選びなど事前準備だけが大変なのではなく、終わった後も大変です。

 

  1. 1.収支報告書について
  2. 2.会計テンプレートを参考にすること
  3. 3.上司を立てることも重要
  4. 4.わかりやすい収支報告で評価アップ

 


収支報告書について

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忘年会などの飲み会の時には収支報告書をきちんと作成しておくことで会社の経費計上の際に役に立ちます。飲み会幹事の仕事は場所選びなど事前準備だけが大変なのではなく、終わった後も大変です。作法としては飲み会後の会計報告は早めに行っておくことが良いです。基本的には翌日に収支報告書を作成することによって頼もしい幹事と思われます。
 

少なくとも3日以内には報告しておくことがベストです。飲み会の会費の徴収額と支払額が同じの場合は大丈夫ですが、余ってしまった場合には注意が必要です。余ったので人数で割ってその人に直接返すのも手間ですし、金額が少額だともらうほうの本人も大変面倒です。

 

1円や10円単位で割り勘することは大変ですので、次の飲み会の資金として残しておくといいです。事前に会費を徴収しておいて1000円以上の残金がある場合には本人に返しておくほうが無難です。忘年会や飲み会の会費徴収の方法には三パターンあることを頭に入れておくほうが良いです。

 

事前徴収や当日徴収、事後徴収とありますのでそれぞれに応じて会計報告の仕方を変更することをお勧めします。事前徴収の場合の会計報告の書き方は収入の部として人数×金額を記しておきます。支出の部は居酒屋の場所や飲食代×人数分、

 

景品代などを記すとわかりやすいです。残金に関しても記しておいて次回の忘年会や飲み会に回すことを表記しておくと安心します。このような収支報告書は会社内のメールや個人メールで送ることで空いた時間に確認することができます。

 


会計テンプレートを参考にすること

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事後徴収の集金方法に関しては支出は事前徴収の場合と同様に記していいですが、集金金額を少し変更しておくと配慮できる人だなと思われます。それは役職や先輩後輩を考慮することによって目上の人が多めに出したり、歓送迎会などは主役にお金を出させず、それ以外の人たちで費用を分割したということを記すことができます。

 

また、男性と女性で分けることで食事などの量が少ない女性の金額を少なめに徴収することができます。幹事はこのような些細な配慮をすることによって全員が満足のいく飲み会を行うことができます。これは会社内でももちろん通用しますし、上司の評価もアップします。プライベートでも好まれます。

 

会社での飲み会はレシートや領収書を添付して経理にお金を出すことによって処理してくれます。また、経理によっては仮払いという手段もできますので、現場での集金する手間を省くことができます。後日、給料引きという手段を取ることもできますので経理の人との連携をしておくことでスムーズに飲み会を進行していくことができます。

 

また、経理にメールで収支報告を送る場合には領収書はPDFで送るという手段もあります。紙ベースだと処理が面倒で資料が溜まってしまうと思う人もいるため、一言伝えてメールで処理するのも一つの手段です。クーポン等での幹事は無料などの割引がある場合には特記事項として記入しておくことが無難です。そのようなクーポンを効果的に利用することによって残額が出るため次の飲み会に使うことができます。

 


上司を立てることも重要

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飲み会の際には上司から余分にご厚志などをいただくケースもあるため、そのような場合は収入の部に記載しておくことが無難です。複数の上司からいただいた場合には個別にいくらいただいたかを記しておくと上司の顔に泥を塗る行為になりますので合計金額のみを記しておくのが良いです。

 

二次会が行われた場合には残金を二次会の費用に充てないようにすること良いです。二次会だと参加していない人もいるため不公平感をなくすことができます。あくまでも次の飲み会に回すようにすることが一番です。二次会費用に充てていい場合は一次会に参加した人が全員二次会に参加する場合は不公平感もないため、考慮しても良いです。

 

集金は昼休みや定時後等の仕事ではない時間帯に早めに行っておくことが無難です。遅く集金すると何のお金か忘れてしまうケースもあり、金欠になっている人もいるかもしれないです。会社でどうしても収支報告書の書き方がわからないという場合には前任者の雛形をいただくことをお勧めします。過去にメールで送っている場合には送信履歴を閲覧することによって

 

簡単に見つけることができるためフォーマットを見つけることが一番です。それでもわからない場合はネットで収支報告フォーマットを探して会費単価別に集計しておくと安心です。誰がいくら出したかまでは記入しなくても良いです。残金の処理方法も記載しておくとどのような使い道を行ったか全員が確認できるため安心できます。初の会計係になる人は入念な準備が必要です。

 


わかりやすい収支報告で評価アップ

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誰が見ても一目でわかる収支報告書を作成することによって社内の評価も上がります。新入社員はもちろん、ベテラン社員でも段取り良くスムーズな会計報告を行うことによって印象を深めることができます。自分が所属している小さな部署であっても真剣に行うことが重要です。

 

費用が小さかろうが大きかろうが文句を言ってくる人もいるためすごく丁寧に記すくらいでちょうどいいです。基本的には収入の部と支出の部に分けることがポイントです。その際に上司や役職の人から余分にいくらもらったかを記入することで残金が出てきます。その残金は次回に繰り越しと記載しておくなり、二次会で使用したなどと記載すれば大丈夫です。

 

上司から余分にいただいた際にはお心遣いを頂いたなどと全員がわかるような形で記入することもできます。誤っても寸志を頂いたと記入することのないように注意することが必要です。寸志は目上の人間が使用する言葉ですので適切ではないです。また、酒肴料という言葉を使用しても良いです。紹介する際には役職の次に名前を紹介して酒肴料を頂きましたという風に紹介すればいいです。

 

出し物や景品などを使用する場合にはそれに使用した金額を明記することも忘れてはいけないです。ビンゴゲーム等で忘年会や新年会を楽しく盛り上げる事も幹事の役割ですので細かく収支報告書に明記しておく必要があります。コンペやボウリングなどの景品選びを予算に応じて勝手に選んでくれるサービスもあるため収支報告書を簡単に記す方法もあります。

 

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